Avventende sykmelding – HRs undervurderte verktøy for lavere sykefravær

KRONIKK

• Odd Fjelstad, ekspert i iMMP ekspertbistand
• Mee Eline Sørblom, jurist og daglig leder i Helsefyrtårn
• Simon Laugsand, administrerende direktør i ABEL

Avventende sykmelding ble lansert for over 15 år siden for å redusere sykefraværet, men brukes i dag i under 1 % av sykmeldingene. Potensialet er stort – NAVs egen pilot tydet på at opptil 10 % av sykefraværstilfellene kunne unngås med god tilrettelegging. For HR-ledere betyr dette en gyllen mulighet: Færre fraværsdager, reduserte kostnader og ansatte som forblir i meningsfylt arbeid fremfor å bli 100 % sykmeldt.

Hva er avventende sykmelding?

Avventende sykmelding kan forklares som en midlertidig sykmelding med et forbehold. Legen gir beskjed om at sykefravær kan unngås dersom arbeidsgiver tilrettelegger arbeidet på bestemte måter. Istedenfor en tradisjonell sykmelding får den ansatte altså sjansen til å fortsette i jobb med tilpassede oppgaver, forutsatt at det er medisinsk forsvarlig.

Fastlegen markerer dette ved å krysse av for “avventende sykmelding” på sykmeldingsblanketten og beskrive hvilke hensyn eller tilpasninger som trengs fra et helseperspektiv,. Deretter er det opp til arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap å finne konkrete løsninger som gjør at den ansatte kan være helt eller delvis i arbeid.

Ordningen med avventende sykmelding trådte i kraft 1. september 2008 som en del av IA-arbeidet (inkluderende arbeidsliv). Målet var å redusere sykefraværet gjennom tidligere dialog og tilrettelegging før en sykmelding blir 100 %. Avventende sykmelding skal alltid vurderes før en gradert eller full sykmelding, som et første tiltak når legen mener aktivitet kan være mulig med riktige tilpasninger. En viktig forskjell fra gradert sykmelding er at legen ikke fastsetter en prosentsats for arbeidsuførhet; i stedet bekrefter legen at pasienten er syk med nedsatt arbeidsevne, men peker på at tilrettelegging kan forhindre fravær. Arbeidsgiverperioden – de første 16 kalenderdagene av sykefraværet – er handlingsrommet vi har for å få dette til. I denne perioden betaler uansett arbeidsgiver sykepenger, og lovverket forventer uansett at man prøver tilrettelegging.

Det viktigste å forstå er at en avventende sykmelding egentlig er et samarbeidsverktøy. Legen gir et medisinsk råd, og arbeidsgiver og arbeidstaker må samarbeide om å justere arbeidssituasjonen. Det kan bety at enkelte belastende oppgaver tas bort midlertidig, at arbeidstempo eller arbeidstid justeres, eller at den ansatte får midlertidige alternative oppgaver – alt avhengig av hva legen har anbefalt og hva som er praktisk mulig. Hele poenget er å unngå unødig fravær ved å avvente den fulle sykmeldingen og se om arbeid kan fungere med tilpasning.

Underbrukt verktøy med stort potensial

Til tross for gode intensjoner og klare fordeler har avventende sykmelding forblitt sørgelig underbrukt. Allerede i evalueringer få år etter lanseringen ble det påpekt at ordningen var lite tatt i bruk, selv om man så et betydelig potensial for økt bruk. I dag anslås det at bare rundt 1 % av alle sykmeldinger skrives ut som avventende sykmeldinger – en forsvinnende liten andel. Dette står i sterk kontrast til hva man tror er mulig: Erfaringer fra NAVs pilotprosjekter antydet at så mye som hvert tiende sykefraværstilfelle kan egne seg for en avventende sykmelding. Med andre ord kunne bruken av dette virkemiddelet trolig tidobles dersom leger, arbeidsgivere og ansatte tok det i bruk der det passer.

Allerede den første måneden ordningen eksisterte, i september 2008, fikk 2,5 % av sykmeldte en avventende sykmelding. NAV-direktøren den gang spådde optimistisk at andelen ville øke etter hvert som flere ble kjent med muligheten. Faktisk viste et lokalt forsøk i Sogn og Fjordane at omkring 10 % kunne vært avventende sykmeldinger. Imidlertid ser vi i dag at andelen på landsbasis snarere har falt. En NAV-leder uttalte allerede i 2009 skuffelse over at oppslutningen var langt lavere enn forventet. I Østfold, fylket som ledet an, var rundt 5 % av sykmeldingene avventende mot slutten av 2008 – langt høyere enn landsgjennomsnittet, men likevel bare en brøkdel av det man håpet på.

Konsekvensen av denne lave bruksfrekvensen er at vi går glipp av en stor mulighet. Hver dag sykmeldes 4 000–5 000 arbeidstakere i Norge. Hvis 10 % av disse kunne ha fortsatt i jobb med tilrettelegging, snakker vi om flere hundre personer daglig – som i stedet for å være borte, kunne bidratt på arbeidsplassen samtidig som de fikk tatt hensyn til helsen sin. Over et år blir dette titusenvis av tapte arbeidsdager som kanskje kunne vært unngått.

Gevinsten: aktivitet, helse og sparte kostnader

Hvorfor skal HR bry seg om å øke bruken av avventende sykmelding? Svaret er at gevinstene ved å holde folk i aktivitet framfor at de blir 100 % sykmeldt, er betydelige – både for den enkelte, for virksomheten og for samfunnet.

For det første har arbeid i seg selv en positiv helseeffekt for de aller fleste. Helsedirektoratet påpeker at arbeid ofte oppfattes som et grunnleggende gode, og at nærvær på jobben gir motivasjon og struktur i hverdagen. Å være i tilrettelagt arbeid kan bidra til raskere bedring enn å gå hjemme i passiv sykerolle. Ofte kan det å opprettholde en viss aktivitet forhindre isolasjon og forverring av tilstanden – enten det gjelder muskelplager, lettere psykiske lidelser eller andre vanlige sykmeldingsårsaker. ”Heller jobb enn sykmelding” var slagordet da ordningen kom, og det slår an noe viktig: mange ansatte ønsker faktisk å være i jobb hvis det er mulig. En spørreundersøkelse Norstat gjennomførte for NAV fant at fire av fem arbeidstakere er villige til å endre sine arbeidsoppgaver for å unngå sykmelding, og to av tre tror arbeidsgiver vil tilrettelegge dersom det kan forhindre fravær. De aller fleste ønsker altså ikke å være borte, så fremt arbeidsdagen kan gjøres gjennomførbar. Avventende sykmelding legger opp til nettopp dette – en vinn-vinn-situasjon der den ansatte slipper å være syk hjemme, og arbeidsgiver beholder verdifull arbeidskraft.

For det andre er det store økonomiske besparelser ved å unngå unødvendige fraværsdager. Når en arbeidstaker blir sykmeldt, må virksomheten dekke kostnadene i arbeidsgiverperioden (første 16 dager), og deretter tar folketrygden over. Kostnadene kommer i form av utbetalt lønn/sykepenger, vikarutgifter, tapt produktivitet og meradministrasjon. Beregninger fra NHO viser at én ukes sykefravær i snitt koster en arbeidsgiver ca. 17 000 kroner. Og ser vi det i et makroperspektiv: Statens utgifter til sykepenger var anslått til hele 69 milliarder kroner i 2024. Sykefravær er altså ikke bare et helseproblem, men også et betydelig økonomisk problem. Avventende sykmelding kan kutte disse kostnadene. Ifølge Simployer (tidligere Infotjenester) har rundt halvparten av avventende sykmeldinger endt med at full sykmelding ikke ble nødvendig – det vil si at arbeidstaker kom tilbake i jobb uten å belaste sykepengeordningen ytterligere. Dette er en direkte besparelse for både virksomheten og samfunnet, og det viser at verktøyet virker når det brukes.

I tillegg kommer de mer langsiktige gevinstene: ansatte som holdes i arbeid, beholder kontakten med kollegaer, mestringsfølelsen og den daglige rytmen. Dette kan forebygge langtidsfravær og frafall. Vi vet at jo lenger en person er helt borte fra jobb, desto vanskeligere kan veien tilbake bli. Ved å legge til rette i en kritisk fase (før fraværet rekker å feste seg), øker vi sjansen for at vedkommende ikke “faller ut” av arbeidslivet. For virksomheten betyr det at verdifull kompetanse og erfaring ikke går tapt, og at man slipper unødige rekrutterings- og opplæringskostnader for å erstatte langtidsfravær.

Hvorfor brukes ikke ordningen mer?

Gitt fordelene kan det virke overraskende at avventende sykmelding bare benyttes i marginale 1 % av tilfellene. Hvor ligger utfordringene?

For det første handler det om kunnskap og bevissthet. Mange ledere og ansatte kjenner rett og slett ikke til ordningen, eller glemmer at den finnes når sykefraværssituasjonen oppstår. Fastleger må på sin side huske å vurdere muligheten. Fafo-evalueringer tyder på at informasjonsflyten og opplæring rundt ordningen har vært mangelfull – alle involverte aktører etterlyste egentlig mer informasjon og kommunikasjon om muligheten for tilrettelegging via sykmeldingsblanketten. Med andre ord: verktøyet har vært der, men det har ikke blitt godt nok reklamert for i praksis. HR-avdelingen kan spille en viktig rolle her ved å øke bevisstheten internt i virksomheten om at dette alternativet eksisterer.

En annen faktor er kultur og holdninger. I Norge har vi en svært sjenerøs sykelønnsordning, og det er kanskje etablert en “refleks” hos både ansatte og leger: hvis man er syk, så sykmeldes man – ofte 100 %. En nyutdannet lege beskrev i en kronikk hvordan pasientene nesten “bestiller” sykmeldinger, og at det aldri blir snakk om avventende eller gradert sykmelding. Dette tyder på at både pasienter og leger ofte hopper rett til standard sykmelding uten å vurdere alternativer. Å endre slike holdninger tar tid. HR kan her bidra ved å fremme en kultur hvor det å jobbe noe heller enn å være 100 % borte, verdsettes – selvfølgelig innenfor det medisinsk forsvarlige. Det betyr også at ledere må vise at det er fullt akseptabelt at en medarbeider kommer tilbake i en annen rolle eller med redusert kapasitet en periode, fremfor at vedkommende blir hjemme. En inkluderende holdning fra arbeidsgiverens side kan gjøre leger tryggere på at avventende sykmelding faktisk vil bli fulgt opp og fungere etter hensikten.

Det er også noen praktiske barrierer. Tilrettelegging på kort varsel kan være krevende, spesielt i små virksomheter eller i jobber der oppgavene ikke så lett lar seg justere. Noen ledere kan føle usikkerhet: Hva kan jeg egentlig la vedkommende gjøre? Har vi “enkle” oppgaver liggende, eller ender vi opp med å finne på uvesentlige sysler? Her gjelder det å tenke kreativt og gjerne planlegge på forhånd.

HR kan bistå ledere med en tiltaksbank – idéer til midlertidige oppgaver eller justeringer man kan ty til. Ofte handler det om å fjerne de tyngste eller mest belastende delene av jobben midlertidig (for eksempel tunge løft for en med ryggproblemer, nattarbeid for en med søvnproblemer, kundekontakt for en med angst, osv.) og la den ansatte fokusere på det som går greit. Husk: en avventende sykmelding trenger ikke bety at den ansatte er på jobb full tid. Kanskje kan vedkommende jobbe et par timer om dagen, eller annenhver dag – alt dette kan avtales uten at legen må styre prosenten. Fleksibiliteten er stor så lenge begge parter vil finne en løsning.

Til slutt må det nevnes at fastlegene sitter med nøkkelen til å skrive ut en avventende sykmelding. Noen leger vegrer seg fordi de er usikre på om arbeidsgiver faktisk følger opp med tilrettelegging. Hvis legen har dårlige erfaringer – f.eks. at deres anbefalinger tidligere har blitt ignorert av arbeidsgivere – vil de kanskje ikke prøve igjen. Derfor er det viktig at arbeidsgivere beviser at de tar avventende sykmeldinger på alvor. Når en avventende sykmelding kommer inn, må arbeidsgiver raskt på banen og vise at tilrettelegging skjer. Suksesshistorier bør også meldes tilbake: hvis en ansatt med avventende sykmelding kom raskt tilbake i fullt arbeid takket være tilrettelegging, så la gjerne legen få vite det. Slik positiv tilbakemelding kan motivere legen til å bruke ordningen oftere med andre pasienter. Med bedre kommunikasjon og gjensidig tillit mellom fastlege, arbeidstaker og arbeidsgiver, øker sannsynligheten for at avventende sykmelding blir brukt når situasjonen tilsier det.

Slik kan HR ta grep

HR-avdelingen har en sentral rolle i å realisere potensialet i avventende sykmelding. Her er noen konkrete grep HR-ledere og personalansvarlige kan gjøre for å øke bruken og effekten av verktøyet:

1. Informér om muligheten internt: Sørg for at både ledere og medarbeidere kjenner til hva avventende sykmelding er. Inkluder informasjon om ordningen i virksomhetens interne rutiner for sykefraværsoppfølging. For eksempel kan man lage en enkel veileder eller infografikk som forklarer når og hvordan avventende sykmelding brukes, og hvilke plikter og muligheter både leder og ansatt har ved en slik tilretteleggingsmelding.
2. Ta initiativ til tidlig dialog: Når en ansatt begynner å få helseplager som påvirker jobbutførelsen, oppfordre leder til å ta en tidlig samtale med vedkommende. Diskuter muligheten for midlertidig tilrettelegging før situasjonen krever en sykmelding. Denne dialogen kan gjøre at den ansatte selv foreslår avventende sykmelding overfor fastlegen, framfor å be om en vanlig sykmelding. Tidlig involvering av HR ved vanskeligere tilfeller kan også sikre at nødvendige tiltak for tilrettelegging er kartlagt på forhånd.
3. Etabler rutiner for rask tilrettelegging: Det er avgjørende at arbeidsgiver reagerer kjapt når en avventende sykmelding foreligger. HR bør ha en klar prosedyre: Så snart en avventende sykmelding mottas, bør leder (med støtte fra HR ved behov) umiddelbart kalle inn til et møte med den ansatte for å lage en konkret plan. Vær løsningsorientert og bruk gjerne bedriftshelsetjenesten dersom dere trenger råd om tilpasninger. Poenget er å vise både den ansatte og legen at dere mener alvor med tilretteleggingen – dette bygger tillit til ordningen.
4. Kommuniser med fastlegen ved behov: Selv om lege–arbeidsgiver-dialogen formelt sett skal gå via den ansatte og sykmeldingsblanketten, finnes det rom for mer direkte kommunikasjon. For eksempel kan den ansatte gi samtykke til at arbeidsgiver/HR kontakter legen for å drøfte hva som er medisinsk forsvarlig tilrettelegging. Slik kontakt må skje varsomt og med respekt for legens rolle, men kan være nyttig i kompliserte situasjoner. Uansett bør HR oppmuntre den ansatte til å informere legen om at arbeidsgiver er positiv til avventende sykmelding og villig til å tilrettelegge. Når fastlegen vet at arbeidsplassen står klar til å gjøre endringer, senker det terskelen for å benytte ordningen.
5. Følg opp og evaluer: HR bør følge med underveis i tilretteleggingsperioden. Sjekk inn med både leder og arbeidstaker for å se om tilretteleggingen fungerer eller om det trengs justeringer. Husk at målet er å unngå forverring – hvis den ansatte blir verre eller tilrettelegging ikke funker, skal ingen presses til å bli i jobb. Da må man over på ordinær sykmelding. Men i de tilfellene det fungerer: dokumentér resultatene! Vis frem internt at “Per jobbet 50 % med avventende sykmelding i to uker og unngikk fravær – nå er han tilbake for fullt”. Slik synliggjør dere verdien av verktøyet og motiverer andre til å bruke det. Dere kan også rapportere anonymiserte tall til ledelsen og eventuelt tillitsvalgte – f.eks. “i år har vi spart X fraværsdager ved å bruke avventende sykmelding i Y tilfeller”. Suksesshistoriene gir legitimitet til ordningen.

Operasjonell HR

Det er på tide at HR reiser seg og tar eierskap til avventende sykmelding som virkemiddel. Ikke vent til en ansatt allerede er 100 % sykmeldt – da er det for sent. Grip muligheten før fraværet er et faktum. Avventende sykmelding handler om å spørre: “Hva kan vi gjøre for at du skal klare å jobbe litt, i stedet for å være helt borte?” Den ballen må starte å rulle et sted, og HR kan være pådriveren.

Neste gang dere står overfor en sykmeldingssituasjon: tenk kreativt og vær løsningsorientert. Oppfordre ledere til å se muligheter fremfor begrensninger. Still spørsmål ved fastgrodde rutiner – er det virkelig nødvendig at Kari er helt borte fra jobb i to uker, eller kan hun bidra med noe fra hjemmekontor? Kan Lars slippe de tyngste takene en periode og heller gjøre annet arbeid? Ofte skal det mindre justeringer til enn man tror, for å holde folk i gang.

Avventende sykmelding er et enkelt grep rent formelt – det er et kryss på en sykmeldingsblankett – men det krever en mentalitetsendring i måten vi håndterer sykefravær. Som HR-leder har du muligheten til å drive fram denne endringen. Ta initiativ, bruk verktøyet aktivt, og samarbeid tett med både ansatte, ledere og leger. Da sender dere et tydelig signal: Vi vil ha folk i jobb, selv om de ikke kan yte 100 % akkurat nå.

Effekten av å lykkes vil ikke la vente på seg. Redusert fravær betyr at kollegaer slipper å ta ekstra byrde, produksjonen opprettholdes, og ansatte opplever at de blir ivaretatt og inkludert selv om de har helseutfordringer. I en tid der sykefraværet i Norge fortsatt er blant verdens høyeste, kan ikke HR la et så potent verktøy støve ned. La avventende sykmelding bli en naturlig del av HR-verkøykassen i sykefraværsarbeidet – det kommer både menneskene og bunnlinjen til gode.