Må jeg slette en advarsel om mobbing?

Hei!

Vi har hatt noen konflikter på arbeidsplassen, og en av de ansatte fikk i den forbindelse en skriftlig advarsel for mobbing. Hun aksepterte dette, og i ettertid har det fungert veldig greit på arbeidsplassen. Men nå, nesten ett år etter og rett før lønnssamtalene vi skal ha, forlanger hun at advarselen skal tas ut av personalmappen. Kan hun virkelig kreve det?

Personopplysning

Advokat Jens Kristian Johansen

Advarsler som lagres i et personalarkiv er en personopplysning. Dermed er det personopplysningsloven som gjelder. Denne gir den registrerte – i denne saken den ansatte – rett til innsyn, og registrereren – deg – plikt til å slette opplysninger når de ikke lengre trengs.

Datatilsynet: kort frist

Statens kontrollorgan for personopplysninger er Datatilsynet. Tilsynet har i en veileder tolket sletteplikten når det gjelder advarsler. Og datatilsynet mener det måtte slettes ganske kort tid etter at advarselen var gitt og oppførselen endret, og ikke senere enn tre til fire måneder.

Departementet:

lang frist

Arbeidsgiversiden har reagert på dette, av en veldig forståelig grunn. Dersom du i en fremtidig sak om oppsigelse eller avskjed skal dokumentere at et brudd ikke er en enkeltstående tilfelle, er det lurt å vise til tidligere saker. Domstolene anser det klart som relevant og lovlig å legge vekt på gamle advarsler. Derfor bør de kunne lagres, mener arbeidsgiverne.

Den største arbeidsgiverorganisasjonen, NHO, har skrevet til Arbeidsdepartementet, og lagt frem saken. Departementet mener det ikke er en så klar regel som det Datatilsynet påstår. Departementets syn er at i det minste må en kunne lagre en advarsel så lenge ansettelsesforholdet varer.

Departementene uenige med hverandre

Det som forkludrer dette, er at departementet som styrer Datatilsynet ikke er helt enig med Arbeidsdepartement, som styrer arbeidsmiljøsakene. Dermed er det rett og slett ikke helt klart hva som er riktig regelforståelse. Men vi ser at Datatilsynet endret sin instruks, og blant annet nå sier at det for de alvorlige sakene kan være grunn til å lagre de lengre.

Rådet: Lagre, ikke slett

Vårt syn er nok at i en slik situasjon, bør en velge den minst skadelige fremgangsmåten. Og det er å lagre advarselen, siden den kan være relevant i fremtiden. Dermed bør en lagre en advarsel så lenge et arbeidsforhold består. Og en bør også lagre det inntil søksmålsfrister går ut. Etter arbeidsmiljøloven er det seks måneder på en del saker.

Du kan derfor avvise kravet om at det skal slettes. Overfor arbeidstakeren begrunnes det med at det ikke finnes noen lovregel som gir en slik frist, og at i tilfelle tvist eller søksmål kan denne være bevis. Om hun ikke godtar dette, kan du tilby henne å lage et dokument som sier noe om hennes nåværende gode oppførsel. Det kan for eksempel tas med i et referat fra personalmøtet, som legges i mappen. Dermed nøytraliseres advarselen, men den bevares.

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål og er Ledernetts ekspertpanel i juridiske spørsmål. For mer informasjon: www.grette.no