Kan vi sjekke ansattes e-post ved mistanke om brudd på taushetsplikten?

Hei!

Vi er en virksomhet med 15 ansatte og lever av at våre ansatte levere gode konsulenttjenester. Jeg mistenker at en ansatt har brutt taushetsplikten og forer en konkurrerende bedrift med intern informasjon. Kan jeg som arbeidsgiver gå inn og lese arbeidstakerens e-post for å eventuelt bekrefte dette?

Rammene for innsynsrette

Advokat Jens Kristian Johansen i Grette.

Arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakers epostkasse reguleres i personopplysningsforskriften kapittel 9.

Arbeidstakers "e-postkasse" betyr i denne sammenheng innboks til e-postadresse som arbeidsgiver har stilt til arbeidstakers disposisjon til bruk i arbeidet ved virksomheten (arbeidstaker@virksomheten.no).

Dette betyr at arbeidsgiver ikke under noen omstendigheter kan få innsyn i arbeidstakers private e-postkasse. I disse dager har mange ansatte nettbrett med flere e-postadresser og det er derfor viktig å skille disse fra hverandre.

Arbeidsgiver har heller ikke rett til innsyn i arbeidstakerens private telefon, datamaskin e.l. selv om disse også delvis brukes i arbeidet. En eventuell innsynsrett gjelder altså kun for utstyr som eies av arbeidsgiver og som er utdelt arbeidstaker til bruk i arbeidet.

Vilkårene for innsynsretten

Arbeidsgiver kan kun benytte seg av innsynsretten hvis det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, eller ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Det første vilkåret vil typisk gjelde dersom arbeidstakeren er på ferie eller på annen måte utilgjengelig, og det er helt nødvendig for den daglige driften å få tak i en e-post eller vedlegg i vedkommendes e-postkasse. I slike tilfeller er det en forutsetning at informasjonen ikke lar seg skaffe på andre måter.

Det andre vilkåret blir aktuelt ved mistanke om at arbeidstakeren har gjort noe galt. Her er det imidlertid viktig å merke seg at man både må ha en "begrunnet" mistanke, og at det må dreie seg om et "grovt" pliktbrudd. Det er med andre ord ikke tilstrekkelig at man mistenker at arbeidstakeren ikke jobber godt nok eller er lojal nok.

Det nevnte spørsmålet om brudd på taushetsplikten vil være et eksempel på et "grovt" pliktbrudd. Dersom mistanken er tilstrekkelig begrunnet, vil du som arbeidsgiver derfor kunne få innsyn i arbeidsgiverens e-postkasse.

Prosedyren ved innsyn

Dersom det besluttes å foreta innsyn i arbeidstakerens e-postkasse, stilles det strenge krav til gjennomføringen. For det første skal arbeidstakeren så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før innsynet gjennomføres. I det varselet skal arbeidstakeren informeres om hvorfor vilkårene for innsyn anses oppfylt, samt hvilke rettigheter vedkommende har i forbindelse med dette.

Rettighetene består av retten til å være tilstede under innsynet så langt det lar seg gjøre og retten til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.

Vi anbefaler at dere har et møte med representant for den ansatte og drøfter spørsmålet, samt at det utarbeides en protokoll fra møtet. Dersom det ikke er praktisk, må det utarbeides en notat fra arbeidsgiver hvor det fremkommer hvilken begrunnelse som benyttes og årsaken til at man mener faktum bygger opp under den begrunnelsen.

Dersom det ikke er mulig å varsle arbeidstakeren på forhånd, må det gis skriftlig underretning om dette så snart innsynet er gjennomført. Denne underretningen må da inneholde den samme informasjonen som et varsel, i tillegg til opplysninger om hvordan innsynet ble gjennomført, hvilke eposter og lignende som ble åpnet, samt resultatet av innsynet.

Som et overordnet vilkår kreves det i tillegg at innsynet foretas på en så begrenset måte som mulig. Dette innebærer blant annet at e-postkassen skal lukkes straks det viser seg at mistanken ikke bekreftes. Det kreves videre at dataene så langt som mulig ikke endres og at eventuelle frembrakte opplysninger kan etterprøves.

Vi anbefaler at det utarbeides en datainstruks som gjennomgår ovennevnte og som forklarer hva og hvordan arbeidstakere skal håndtere privat e-post.

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål og er Ledernetts ekspertpanel i juridiske spørsmål. For mer informasjon: www.grette.no

Meld deg på vårt gratis nyhetsbrev som blir sendt ut en gang i uken. Har du leder- eller personalansvar? Bestill et abonnement på Personal og Ledelse i dag!