Den viktigste medarbeiderutviklingen skjer det første året

Det er sagt at den første dagen på jobb er den viktigste. Dette er selvfølgelig en spissformulering, men det er hevet over enhver tvil at den første tiden i ny jobb har enormt stor betydning for at den nyansatte skal komme raskt i gang med arbeidet, bli godt integrert og trives i virksomheten.

Ingvild Sagberg tok sin doktorgrad i organisasjonspsykologi da hun forsket på nyutdannede psykologers møte med arbeidslivet. Hun har også skrevet boken Ny jobb – Hvordan gi nyansatte en god start i organisasjonen.

Introduksjonsfasen kan defineres som hele den perioden som ligger mellom rekrutteringsfasen og den ordinære kompetanseutviklingen i virksomheten.

- En god introduksjonsfase gjør at nyansatte får muligheten til å oppleve mestring. De blir gradvis tryggere slik at de tør å påta seg stadig større utfordringer. I tillegg er det mindre sannsynlig at de begår alvorlige feil i startfasen, sier hun.

Mangler en helhetlig strategi

Ifølge en Fafo-rapport fra 2015 av Jon Rogstad og Erika Braanen Sterri, som fikk bred omtale i Personal og Ledelse nr. 8/2015, gis det et bilde av arbeidsgivere som vil, men ikke helt får det til med hensyn til introduksjon av nyansatte. Hovedbildet er at arbeidsgivere ser verdien av god oppfølging, men i liten grad har lykkes med å omsette disse idealene i praksis, heter det i rapporten. Ingvild Sagberg bekrefter dette inntrykket.

- Internasjonale undersøkelser viser at kun 20 prosent av virksomhetene har en proaktiv strategi på dette området. Det vil si en helhetlig og systematisk tilnærming til arbeidet med nyansatte, forteller hun.

Sagberg tror imidlertid at mange kan gjøre en bedre jobb med sine nyansatte. De aller fleste gjør «noe» for at nye medarbeidere skal finne seg til rette, men det er mange som ikke gjør nok.

- Mange tenker nok at de tar introduksjon og utvikling av nyansatte på alvor, men jeg tror at veldig mange har en lang vei å gå. Alle virksomheter bør ha en strategi og en konkret oppfølgingsplan for introduksjon av nyansatte.

Satser alt på å ansette rett person – men hva skjer så?

Hvis man har ansatt en erfaren, selvgående og utadvendt medarbeider, kan det ofte gå greit selv om arbeidsgiveren ikke møter den nye medarbeideren på en optimal måte. Men behovet for introduksjon varierer både med individuelle forhold hos den nyansatte, ved jobben og ved virksomheten. Mye kan gå galt, og derfor er manglende oppfølging i introduksjonsfasen et sjansespill. Resultatet kan i verste fall bli en medarbeider som begår unødvendige feil, mislykkes eller mistrives og slutter. Det er et paradoks at man tar sjansen på dette når man på forhånd har satset store ressurser på å rekruttere den aller beste kandidaten, påpeker Sagberg.

- Ja, denne kontrasten mellom rekruttering og introduksjon fremstår som lite logisk. Noen arbeidsgivere tror kanskje at hvis de bruker store ressurser på å ansette den beste kandidaten, så går resten av seg selv. Men slik er det ikke. En god introduksjonsfase bidrar til at nyansatte lykkes og dermed også til bedre arbeidsplasser og mere konkurransedyktige virksomheter.

En tid preget av usikkerhet

Å være ny på jobben er en situasjon med mange og blandede følelser. De fleste vil se fram til den første arbeidsdagen med spenning og forventning. For noen blir det et sjokk hvis forventningene som er skapt gjennom jobbintervjuer, rekrutteringsdager, profileringsmateriell og liknende, ikke stemmer med virkeligheten. I tillegg er mange nyansatte spente på om de klarer å innfri de forventningene som arbeidsgiveren har til dem.

Bør arbeidsgiveren forsøke å avklare forventninger før nyansatte begynner på jobb, for eksempel ved invitere til en introduksjonsdag, samtaler eller liknende i god tid før oppstart?

– Ja, det er en god idé. I tillegg bør man gi nye medarbeidere informasjon om hva slags oppfølging de får som nyansatte. Det bidrar til at de føler seg tryggere og mere ønsket.

Redusert usikkerhet og økt mestring

Bølgen av informasjon og inntrykk kan virke overveldende på den som er ny på en arbeidsplass. Samtidig er det mange som føler seg utsatte og sårbare. Hva forventes av meg? Lærer jeg raskt nok? Hvordan skal jeg oppføre meg på denne arbeidsplassen? Stress er kort og godt et element av det å være nyansatt. Selv om det er individuelle forskjeller i hvordan man takler stress, må arbeidsgivere ta problematikken på alvor og forebygge negative konsekvenser.

- For en stor del handler det å ta imot nyansatte om å redusere usikkerhet, stress og engstelse, slik at den nye medarbeideren raskt kan bli en trygg og mestrende bidragsyter i organisasjonen, sier Ingvild Sagberg.

Læring er kjernen

Den overordnede målsettingen for introduksjonen er at den nyansatte skal mestre jobben. Derfor er det læring som er kjerneaktiviteten i introduksjonsfasen.

Hvis du var leder for en nyansatt, hvordan ville du ha sikret at den nyansatte fikk den læringen vedkommende hadde behov for?

- For det første ville jeg hatt en skriftlig oppfølgingsplan som også inkluderte opplæring.

- Men veldig mye læres gjennom praktisk arbeid og samarbeid med kollegaer. Å tilrettelegge for samarbeid med gode rollemodeller er derfor viktig. Læring skjer også på mange andre måter, som klasseromsundervisning og skriftlig materiell, men det er viktig å knytte dette til den konkrete jobbsituasjonen i størst mulig grad. Som leder ville jeg ha sørget for at så mye som mulig av læringen foregikk så nær opp til jobbsituasjonen som mulig, sier hun.

Gå fram gradvis

Det å føle at man mestrer arbeidsoppgavene har stor betydning for at man skal føle seg komfortabel i den nye jobben. Nye utfordringer skal passe til det mestringsnivået som den nyansatte har nådd.

- Den nyansatte skal ikke kastes ut på dypt vann uten å kunne svømme. En trygg ansatt fortsetter å ta utfordringer og lære, og utvikler seg dermed på en positiv måte gjennom gradvis større utfordringer.

Nyansatte må absorbere svært mye informasjon, særlig i starten, og det kan være frustrerende. Et godt råd er å spre informasjonen utover og gjerne knytte den til konkrete oppgaver og situasjoner på arbeidsplassen.

- Man kan for eksempel lage et program med ulike tematiske bolker som hver nyansatt skal gjennomgå innen visse tidsrammer. Det er en fordel hvis den nyansatte samtidig får bli kjent med flest mulig ansatte gjennom disse aktivitetene, sier Ingvild Sagberg.

Bred sosialisering

Bør man forberede kolleger på at det kommer en ny medarbeider – for eksempel snakke om hvordan man bør forholde seg til en ny kollega, hvordan de selv opplevde det å være nyansatt, fordele ansvarsoppgaver i forhold til opplæring og liknende?

- Ja, jeg tror at det er lurt å få til et lagarbeid når det gjelder introduksjon og opplæring av en ny medarbeider. Det kan også være lurt å diskutere sine egne erfaringer fra det å være nyansatt. Mange som har jobbet lenge på arbeidsplassen har glemt hvordan det var å være ny.

- Når man involverer kollegene i dette arbeidet, bidrar man også til å styrke en kultur for kunnskapsdeling. Det vil si en kultur der det ligger i omgangsformen at man deler kunnskap og hjelper hverandre. Da føler nyansatte at de kan stille spørsmål uten å være til bry for travle kollegaer.

Fadder eller mentor

Som nyansatt kan det være godt å ha en mentor eller fadder å rådføre seg med. En mentor er ofte en faglig kompetent og gjerne eldre kollega, mens en fadder er en kollega på samme nivå som den nyansatte, men med mere fartstid i selskapet.

- Jeg mener at alle bør ha en fadder og noen bør ha en mentor. En fadder kan være en støtte underveis og gjøre det lettere å bli kjent med andre kolleger. I spesielt krevende jobber, for eksempel i lederstillinger eller faglig utfordrende stillinger, kan det være særlig nyttig å ha en mentor som gir jevnlig oppfølging.

Tilstedeværende leder

Det er lederen som har hovedansvaret for at den nyansatte blir ivaretatt på en skikkelig måte.

- Som nærmeste leder er det viktig å være tilgjengelig og følge opp den nyansatte på daglig basis. Snakk ofte og mye med den nyansatte. Spør hvordan det går og forsøk å fange opp om det er ytterligere tiltak dere bør iverksette.

- Sentrale oppgaver for lederen er å gi tilbakemeldinger på utført arbeid og gi uttrykk for tydelige forventninger om hvordan den nyansatte skal utføre sin rolle, og ikke minst hvorfor det skal være slik.

Hva er HR sin rolle?

Hva bør være HR sitt ansvar og rolle i forbindelse med introduksjon av nyansatte?

- HR bør ha ansvaret for den overordnede strategien for introduksjon av nye medarbeidere, i samarbeid med ledelsen generelt. HR må ha en plan for introduksjon av nye medarbeidere, og sikre at denne blir fulgt opp av lederne, slik at alle nyansatte får like gode muligheter. HR skal holde i trådene i forbindelse med introduksjonsfasen, og de bør også sikre at ledere har den kompetansen som er nødvendig for god oppfølging av nyansatte, for eksempel gjennom lederopplæring, sier Ingvild Sagberg.