En av mine beste er alltid sent ute.....

Hei
Jeg har en veldig dyktig og kreativ medarbeider, men det har blitt en utfordring at han er uryddig og omtrentlig i forhold til egen arbeidstid. Særlig har det blitt et problem at han ofte kommer for sent til møter.

Han er en av mine aller beste når det kommer til leveranser, og det å være engasjert og løsningsorientert. Jeg kvier meg derfor for å ta dette opp med han, fordi jeg er redd han sier at han ikke kan jobbe her hvis jeg begynner å pirke på sånne ting. Det er det siste jeg ønsker.

Jeg ser at jeg må gjøre noe, men hvor skal jeg begynne?

Her er det nok flere ting å ta tak i, men jeg tenker at et sted å begynne, er å ta tak i møtekulturen hos dere.

Sett møtekultur på dagsorden
Hva slags møtekultur har dere? Har dere mange møter? Er det tydelig hva møtene skal brukes til, eller kan det tenkes at det ikke oppleves nyttig å være med på møtene? Hva slags møter er det viktig at dere har, og hvem bør være med på de forskjellige møtene?

Forberedelser
Vi hører mange ulike historier om både gode møter og dårlige møter. Men det vi ser, er at gode forberedelser er nøkkelen til å lykkes. En del av forberedelsen, er å være bevisst på hvem som bør være med i møtet, og videre gjøre det klart for alle som skal være med, hva slags møte dette skal være.

Er det et informasjonsmøte, er det et drøftingsmøte eller er det et møte der det skal tas beslutninger? Vær tydelig på hva som forventes av møtedeltakerne både i forhold til forberedelser og på møtet.

Der dette er kommunisert tydelig på forhånd vil de fleste oppleve at det er viktig at de kommer på møtet.

Snakk sammen
Du sier at dette er en av dine beste, og det er et godt utgangspunkt for en samtale om både leveranser, arbeidsmiljø og utfordringer. Det er viktig at du gir konkrete positive tilbakemeldinger, og samtidig kan du være spørrende rundt både det som går på motivasjon og samhandling.

Slik du beskriver han, ser jeg for meg at han er typen som trives best med å styre det meste selv, med stor takhøyde og frihet under ansvar.

Hvis dere får til gode prosesser rundt det å snakke om møtekultur, er det naturlig å spørre han om hvilke tanker han har om møtene dere har. Det er også viktig at du er tydelig på hva du mener er viktig, og at du er opptatt at av dere skal ha nyttige og effektive møter.

Jeg ser for meg at han kan ha mye positivt engasjement å bidra med i møter, og dette kan du gjerne spille på. Kanskje kan han utfordres på å ha en tydelig rolle i noen møter?

Det er også naturlig å snakke om rammer for møtene. Det vil si viktigheten av at folk er forberedt, sier fra hvis de ikke kommer, og at rammene for møtene må holdes.

Slik jeg ser for meg denne medarbeideren, hadde jeg begynt med å involvere og engasjere medarbeideren i å ta ansvar for møtene, mer enn å snakke om å komme presis.

Kan hende vil involvering og ansvar medføre at han selv våkner på noe av det som går på tider og rammer.

Vi hører ofte historier fra kunder der de etter å ha diskutert møtekultur, kommer til at de både har hatt for mange og for store møter. Det er også spennende å høre om erfaringer fra å dele ansvaret for de ulike møtene på flere. Dette fører ofte med seg at flere engasjerer seg, og blir bevisst viktigheten av blant annet å være forberedt, og ikke minst komme til avtalt tid.

Mine råd

• Tenk nøye gjennom hvordan du opplever møtekulturen hos dere. Er dette noe det er naturlig å ta tak i? Vurder om og hvordan organisasjonen skal involveres. Hvilke møter har dere og hvordan bruker dere møtene?
• Involver denne medarbeideren i det å tenke hvordan dere kan utvikle møtene, og snakk om nødvendige rammer.

Lykke til!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no