- Vi har brukt mye tid på å snakke med folk

Akkurat øvelser er noe den pensjonerte brigaderen Opperud kan mye om. Veldig mye. I løpet av sine 39 år i Forsvaret har han hatt ansvaret for å planlegge og gjennomføre hundrevis av dem, store og små, i innland og utland.

Da Nestor Norge fikk en forespørsel om det kunne bistå med et team av fagfolk for å teste sikkerhetsrutinene i det nye Regjeringskvartalet før alle de første 2000 ansatte skulle flytte tilbake igjen, var det ikke vanskelig å finne kompetente folk.

Gjenbruk av kompetanse

Sammen med pensjonert oberst Petter Østbye ble Arne Opperud koblet på Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) gjennom ansettelsen i Nestor Norge – selskapet som gir pensjonerte offiserer nye muligheter til å bruke sin mangeårige kunnskap fra Forsvaret på andre og nye områder.

Men det var ikke sikkerhetskompetansen DSS ville ha.

De ønsket erfaring med planlegging og gjennomføring av øvelser, slik at sikkerhetsrutinene virkelig var til å stole på.

Men hvorfor kan man ikke bare teste at adgangskort, heiser, sjekkpunkt, garasjeporter og klareringer fungerer som det skal hver for seg? Hva er det som gjør det nødvendig med øvelser i det nye regjeringskvartalet – eller i andre store virksomheter for den del?

Det kommer vi straks tilbake til.

Bakgrunn for oppdraget

Kort historieleksjon aller først:

Etter nesten 15 år kan de restaurerte og nyoppførte bygningene mellom Akersgata og Møllergata i Oslo sentrum – omtalt som Regjeringskvartalet - igjen ta imot mennesker.

Siden terrorangrepet 22. juli 2011 har området vært mer eller mindre totalt avstengt. De første årene var det en nødvendighet for å la sårene få gro, og bearbeide de mange traumene, etter at åtte mennesker ble drept og flere hundre mennesker ble skadet.

Siden begynnelsen av 2021 har oppdraget handlet om gjenoppbygging. En prosess med stort fokus på kostnader, betydelige overskridelser – og sikkerhet. Nærmere 60 prosent av totalkostnaden på over 50 milliarder kroner er brukt på sikkerhet i bygningene og rundt i området for å hindre at det kan oppstå tilsvarende situasjoner igjen.

Nå har dørene igjen åpnet. Mandag 13. april rent formelt av statsminister Jonas Gahr Støre, men allerede i løpet av februar og mars flyttet både justisdepartementets og utenriksdepartementets ansatte inn i sine nye lokaler.

Hvorfor øvelser?

- I beskrivelsen sto det at vi skulle bidra til å gjennomføre en «virksomhetstest». Ganske tidlig forsto vi at det ikke var helt klart hva dette innebar, så første jobb ble egentlig å sørge for en gjennomgående analyse. Vi kan ikke teste alt, men noen av de helt kritiske funksjonene. Og disse må vi sørge for at det er kontroll på, forklarer Arne Opperud.

For å kunne gjennomføre «virksomhetstesten» i bestillingen kom Nestor-teamet og DSS sammen frem til at det måtte øvelser til. Ikke noen få, ikke noen små, men øvelser som klarte å få alle menneskene til å gjøre de rette tingene, både i hverdagen og i stressede og krevende situasjoner.

Det er når noe skjer, at du får vite om du har øvd nok. Og om du har øvd på de rette tingene.

- Vi valgte ut åtte kritiske funksjoner som vi skulle ha ekstra oppmerksomhet rundt. Samtidig var det mye mer som også var med å spille en avgjørende rolle. Det er jo helheten i dette Regjeringskvartalet som gjør jobben både komplisert og utfordrende, fortsetter Opperud.

En rekke av øvelser

Enkeltfunksjoner kan fint klar seg selv. Det er når man legger sammen alle faktorene, som kan utgjøre en liten eller større risiko, at bildet i og rundt det nye Regjeringskvartalet blir mer utfordrende.

Arne Opperud forteller, bare for å illustrere, at det blant annet er nærmere 300 privatadresser i nærheten, mye transport inn og ut av både området og bygningene, nærmest kontinuerlig renhold, vedlikehold, søppeltømming – for ikke å snakke om alle besøk og registreringer, inn- og utpasseringer av mennesker.

- Å ha oversikt over transportene inn og ut av kvartalet er nesten som å jobbe i et flyplasstårn, bare under bakken, konstaterer øvelsesmesteren.

Fra analysen var gjennomført brukte Nestor-teamet 1,5 år på å lage planen som var selve grunnlaget for å kunne øve presist og godt nok på situasjoner av helt vital betydning. I den samme perioden ble det gjennomført kompetanseheving og trening av personellet i DSS.

Da det var ett år igjen til det første departementet skulle få lov til å flytte inn i sine nye lokaler (mars 2026) holdt DSS og det innleide Nestor-teamet en egen konferanse for å skreddersy øvelsen.

Det vil si: Vi snakker ikke om én enkeltstående øvelse. Her er det flere, ganske raskt etter hverandre. Og det av gode grunner.

Ulike folk med ulik kompetanse

Totalt planla styringsgruppa for fire øvelser, med begynnelse i september 2025 og fortsettelse i november 2025, desember 2025 og januar 2026.

- Hver av øvelsene hadde sitt fokusområde, og de bygget på hverandre. Den første hadde et litt lavere ambisjonsnivå, mens den sist absolutt var med høy stressfaktor. Vi mener at denne måten å bygge opp øvelser på, gjør at det er mulig å ta i bruk store bygg med omfattende innhold på en tryggere og sikrere måte. Vi fikk testet ut med ulike grupper av folk og deres ulike kompetanse, for blant annet å se om de klarte noe så avgjørende som å spille på samme lag, avslører Arne Opperud.

Stegvis oppbygging av øvelsen mener han er noe av den grunnleggende suksessfaktoren – da vil du garantert både avdekke og korrigere ting underveis som du aldri tidligere ville ha funnet ut av, eller fått muligheten til å gjøre noe med.

- I tillegg har det vært viktig hele veien at det er linja – og linjelederne - som har ansvaret for selve gjennomføringen. Som fagressurser har vi tilrettelagt, i tillegg til at vi har observert underveis. Det gir oss muligheten til å være en del av evalueringen, for i evalueringen ligger det en enorm verdi i øvelsen. Men fagligheten for selve tjenestene som DSS leverer, kan DSS best.

Til slutt en helhet

Kort fortalt bygget DSS i samråd med Nestor-teamet opp øvelsen opp etter denne forenklede planen:

Første øvelse: Alt på «fire hjul» inn og ut av kvartalet.

Andre øvelse: Alt på «fire hjul og to bein» inn og ut av kvartalet og bygninger.

Tredje øvelse: Alt fra første og andre øvelse inn, og evakuering ved hendelser. Her deltok blålysetatene tungt.

Fjerde øvelse: «En travel dag i regjeringskvartalet». Full bemanning av arbeidsplassene for dem som skal levere tjenester, og ansatte i departementene.

- Vi hadde over 2000 deltakere på den avsluttende øvelsen 14. januar i år, og det var hovedsakelig med dem som skal jobbe der fra og med april. I tillegg og samtidig simulerte vi fire pressekonferanser, et høynivå-besøk, en større konferanse og et presidentbesøk. Slike besøk gjennomføres etter protokoll som Utenriksdepartementet er eksperter på. Men nå skal de gjøre det de kan best i helt nye lokaler. Prosedyrene må justeres og øves på. I dette omfattende bildet stresstestet vi andre ulike faktorer, blant annet ved at en trapp ble stengt og en heis stoppet. I sum så får du da et ganske realistisk bilde, særlig når du har fått gjennomført øvelser knyttet til kritiske tjenester mange ganger. Da får vi testet både enkeltfunksjoner og helheten, totalt sett altså det vi ble bedt om å bidra til: En «virksomhetstest» - en samtidig testing av flere tjenester som i stor grad er integrert med hverandre, forklarer Arne Opperud, som i tillegg til Petter Østbye hadde med seg Stein Kynø og Knut Arne Rokne i de ti siste månedene.

Samtaler med folk

Med så mange mennesker samlet til øvelse, gikk også mye av oppdraget ut på å sette deltakerne i stand til å være gode og realistiske bidragsytere.

Departementene, som nå skal tilbake i Regjeringskvartalet, har vært spredd nærmest for alle vinder rundt i Oslo, og i løpet av de 15 årene som er gått har de naturlig nok etablert egne hverdager og rutiner.

– Vi brukte mye tid på å snakke med folk, knytte til oss de sentrale «spillerne» slik at sluttbrukerne (de ansatte) fikk forståelsen av hvorfor og hva. Mange departementer skal nå inn i ett, felles område. Det betyr at de må følge samme prosedyre. Det samme må en rekke tjenesteleverandører. Derfor har vi hatt behov for å forstå hverandre best mulig, at ord og begreper som beskriver prosedyrer og rutiner er oppfattet på lik måte. Denne opplæringen før selve treningen har vært helt avgjørende, sammen med forståelse for selve metoden. Da vi kommuniserte alle datoene for øvelsen over ett år før de skulle gjennomføres, tenkte nok noen at dette er tentativt. Her blir det endringer. Men til forskjell fra testing som krever at alt er på plass, tilpasset vi innholdet etter situasjonen på bakken før øvingsdagen og tok igjen det tapte på neste øvelse. Det ble ganske fort klart for alle deltakere at her er det alvor. Øvelsene blir faktisk gjennomført som annonsert, det vi lovet skulle skje, det skjedde, konstaterer 61-åringen med et smil.

Den faktiske verdien

Med et smil fordi han selv vet hvor mye ord og språk, begreper og felles forståelse har å si for det meste som skal skje mellom mennesker, om det er i krig eller fred – eller et sted midt mellom.

Litt lattermild også fordi det du trener og øver på, gjør sannsynligheten mye større for at du kan bli ganske god. Det er å holde fokus, omtrent slik som gode idrettsutøvere gjør.

Poenget er egentlig at det ikke er så stor forskjell på å bli god når det kommer til yrkesliv, arbeidsliv og idrettsliv.

- Det begynner med en analyse: Hva skal du faktisk bli god til? Så kan du skreddersy metodikken etter målene, øve og trene både med kvalitet og ofte nok. Med tett oppfølging og evalueringer underveis er sjansene enda større. I tillegg må du tro at alt du gjør kan bli bedre – først da gir du deg selv en faktisk god grunn til å jobbe med forbedring. For både næringsliv og offentlige virksomheter er dette en fin metode å bli bedre på, at man utvikler øvingsarenaer sammen med andre, og bruke de riktige begrepene slik at man får alle med.

- Og det er de ekte menneskene, i de ekte rammene, som har en faktisk verdi.