Sykefravær – sånn gjør du noe med det!

Trenger du litt starthjelp?

Vi vet at sykefraværsoppfølging kan være krevende.

Derfor tilbyr vi:

• Lederstøtte og coaching

Vi kan være en sparringspartner og en støttespiller for deg, bidra med veiledning og tips slik at du kan stå best mulig rustet i sykefraværsarbeidet.

• Bistand i konkrete sykefraværstilfeller

Vi kan bidra i konkrete sykefraværstilfeller for å forstå bakgrunnen for fraværet, og se på muligheter og løsninger som gjør at arbeidssituasjonen fungerer best mulig fremover, både for den ansatte og for arbeidsplassen. Lederrollen gir mange muligheter, men også begrensninger for dialogen i utfordrende situasjoner.

 

Sykefravær er kostbart. Men når en ansatt er borte fra jobb koster det mer enn bare penger. For hverdagen stopper ikke opp. Oppgavene må fortsatt løses. Kanskje må avtaler utsettes, planer legges om, eller arbeidsmengden fordeles på færre hender. Ofte settes det ikke inn vikar, og om det gjøres, vil vikaren sjelden ha samme innsikt eller kompetanse som den faste medarbeideren.

Resultatet blir ofte at de som er på jobb, må jobbe raskere, gjøre flere oppgaver, stå i ekstra belastning, eller ofre tid de egentlig skulle brukt på familie og fritid.

Og for lederen er oppgaven enda mer sammensatt: I tillegg til å sørge for fortsatt lønnsom drift og kvalitet på leveranse, skal man ivareta den sykmeldte, og bidra til at alle de som er på jobb trives og har det bra.

Men det finnes måter å få til effektivt sykefraværsarbeid på. Det første steget på veien er at du bestemmer deg for å gjøre noe med det.

Start med gode rutiner

Gode sykefraværsrutiner er avgjørende for å skape forutsigbarhet – både for den som er borte, og for den som følger opp. Når rutinene er tydelige, konkrete og godt kjent, slipper man å bruke unødig tid på å vurdere hva som skal gjøres i hvert enkelt tilfelle.

Rutinene bør blant annet svare på:

• Hvordan og til hvem melder man fravær?
  Her anbefaler vi klart at fravær ringes inn til nærmeste leder
• Hvilken informasjon er relevant å hente inn ved fravær?
  Ha spørsmålene klare på forhånd
• Hvordan følges fraværet opp videre, og når?
• Hvem har ansvar for de ulike oppgavene i prosessen?
• Hvilke støttespillere finnes (HR, NAV, bedriftshelsetjeneste, verneombud)?

Sørg for at rutinene er kjent for alle ansatte – da sparer dere både tid og ressurser – samtidig som det gir forutsigbarhet og trygghet for den som er syk.

Bli trygg på å snakke med folk

Mange ledere og kolleger opplever sykefravær som en utfordring de helst vil utsette. Det er lett å kjenne seg igjen i følelsen av usikkerhet:

• Hva skal jeg spørre den ansatte om?
• Hva gjør jeg med svarene jeg får?
• Hvilke forventninger er det til meg som leder for å løse situasjonen?

Dette gjør at sykefraværsoppfølging fort havner nederst på prioriteringslisten, selv om det er et av de viktigste tiltakene for å redusere fraværet og få folk raskere tilbake i jobb.

Våre tips til deg er å huske at det ikke er forventet at du skal sitte med svarene, men at du er villig til å se på løsninger i arbeidssituasjonen. Tenk gjennom hva du trenger av informasjon for å finne gode løsninger, og ha gjerne spørsmålene klare. Det handler rett og slett om å bry seg; å være et godt medmenneske. Men for å bli god på det, så kan det være lurt å øve på å prate med folk.

Gjør oppfølgingen nærmest den sykemeldte.

Du har sikkert hørt at «den vet best hvor skoen trykker, den som har den på». Det betyr at en leder som er til stede i det daglige kjenner den ansatte best, og den som oftest er best egnet til å vite hvilke muligheter som finnes på arbeidsplassen. Samtidig er det mange gode fagfolk som har blitt ledere, og hvor relasjonskompetanse ikke har vært en del av den tidligere fagutdanningen. En leder som allerede har en relasjon til den ansatte, og som samtidig har nødvendig kompetanse og trygghet i å møte og følge opp folka, har best forutsetning for en god og effektiv oppfølging.

Er det behov for å øke kompetansen for å skape trygge ledere i oppfølgingsarbeidet?

Veien til god og effektiv oppfølging

Det finnes ingen «quick fix», men noen prinsipper gjør sykefraværsarbeidet både enklere og mer effektivt:

• Ha klare rutiner for hvordan fravær meldes, hva som kartlegges, hvem som har ansvar, og hvordan oppfølgingen gjennomføres.
• Gjør rutinene kjent for alle ansatte. Bruk kanaler som når frem, og vær tydelig – man kan nesten aldri gi for mye informasjon.
• Bygg kompetanse hos ledere. Trygghet og verktøy for å håndtere samtaler og tilrettelegging er avgjørende.
• Legg oppfølgingen på lavest mulig nivå. Da blir det lettere å finne praktiske løsninger i arbeidshverdagen
• Bruk støttespillere i sykefraværsarbeidet. Dette kan være HR, NAV. Bedriftshelsetjenesten eller andre aktører.
• Diskuter sykefravær i «fredstid». Når temaet tas opp jevnlig og forankres på alle nivåer, styrker man medvirkning og eierskap til nærværsarbeidet.

Og husk: For å bli god på noe, så krever det oftest trening! Det gjelder også sykefraværsoppfølging!

Visste du at NAV kan dekke hele eller deler av kostnaden i krevende sykefraværssaker gjennom Tilskudd til ekspertbistand? Les mer på nav.no.

Med gode rutiner, riktig støtte og trygge ledere kan sykefraværet håndteres på en måte som både sparer ressurser og ivaretar menneskene som er involvert.