Del 7: Gjensidige på jobb i nytt bygg

– Mobiliteten som ligger i bygget, med mange sosiale soner og et åpent lunsjområde, slik vi ser her, åpner for mye mere kontakt mellom de ansatte, sier konsernsjef Helge Leiro Baastad og Leder for Gjensidigeskolen og organisasjonsutvikling Mårten Skjøstad.

I en serie på syv reportasjer har vi fulgt Gjensidige i arbeidet med å flytte 750 medarbeidere fra Sollerud på Lysaker til Oslo sentrum. I det nye bygget har ingen fått faste sitteplasser.

Når vi besøker forsikringsselskapet i deres nye høyteknologiske og energibesparende bygg, summer det svakt i korridorene. Det er som en bikube med høy aktivitet, der alle ser ut til å være på vei et eller annet sted. Luften er frisk og ren, og dagslyset som strømmer inn fra alle kanter gir en følelse av letthet.

Men nye moderne lokaler betyr ikke nødvendigvis at samtlige medarbeidere er like fornøyd med nye arbeidsformer, sentral beliggenhet og åpent landskap.

Kjent på tvers av avdelingerI forbindelse med flyttingen har noen ansatte vært skeptiske til at de ikke ville få faste plasser, og ikke minst, at lokalene hadde hundre kontorplasser for lite.

Konsernsjef Helge Leiro Baastad.

– Det meste av denne skepsisen har lagt seg. De ansatte setter seg på forskjellige steder og folk bruker de sosiale sonene slik de er ment. Det gjør at vi blir kjent med andre kolleger på tvers av avdelinger og etasjer, sier konsernsjef Helge Leiro Baastad.

Personal og Ledelse møter ham i styrerommet i 8. etasje.

– Jeg har blitt kjent med mange unge dyktige medarbeidere som jeg ikke møtte på tidligere. En av grunnene til det er trappen som vi har plassert midt i bygget. Det blir et samlingspunkt der du møter folk på farten hele tiden. Jeg møter også på en del ansatte som tidligere kjørte bil til jobben. Nå kommer de strømmende til fra buss og bane.

- Enkelte bruker riktignok noe lengre tid og det kan for disse ha blitt litt mer krevende. Men bygget, funksjonaliteten og måten vi er organisert på, gir så mye energi at jeg tror det overskygger merbelastningene, sier konsernsjefen.

Ny energiSelv om Baastad var godt informert i forkant av flyttingen, og selv om de hadde pilotprosjekter i det gamle bygget, har betydningen av free seating (fritt plassvalg) og clean desk (rent skrivebord) fått en større verdi for Baastad.

– Det er først i etterkant av flyttingen jeg har sett hvor viktig free seating og clean desk er når man jobber i et åpent landskap. Renheten og ryddigheten, sammen med et moderne og stilig, men nøkternt interiør, skaper en helt ny energi.

– Gjennom denne endringsreisen har vi klart å sette opp en organisasjon på en ny måte. Den går langt utover dette flytteprosjektet. Det har dreid seg om å utvikle nye arbeidsformer og løsninger, og for oss har det derfor vært et gigantisk organisasjonsprosjekt.

SkjermingEt nytt åpent kontorbygg gir mange fordeler, men det kan også skape nye utfordringer for ledelsen.

– Vi har blant annet oppdaget at vi har mye mer innsyn. Det betyr at vi må denne oss til å trekke for gardinene hver gang vi har styremøter.

Som et børsnotert selskap har Gjensidige i forbindelse med kvartalsavleggelsen mye konfidensiell informasjon som må håndteres ryddig i henhold til rutiner og regler.

– Her må vi være 110 prosent sikker på at ingen får innsyn i vår informasjon.

I tillegg har administrasjonen sørget for låsbare avdelinger med glassvegger. Disse står normalt åpne, men i perioder med kvartalsregnskap er det spesielt viktig at de kan skjerme seg forklarer Helge.

Regelmessig kontaktHar dere i toppledergruppen tatt dere faste plasser?

– Nei, men vi sitter ofte mere samlet i det ene hjørnet fremfor det andre. Likevel er vi klar på at vi ikke skal ha faste plasser eller egne kontorer.

– I den grad det har vært noen reaksjoner i toppledelsen så er det noen kolleger som synes at vi ser for lite til hverandre i konsernledelsen. Tidligere hadde vi en egen avdeling der vi satt sammen, nå sitter vi i et mye større miljø i 8. etasje. Her må vi finne gode løsninger slik at vi ikke mister den regelmessige kontakten vi må ha som konsernledelse.

Får du arbeidsro? – Jeg har et arbeidsrom i 8. etasje, men jeg har ikke et eget kontor. Det blir til at jeg sitter her i styrerommet, ute i landskapet, et stillerom eller rommet mitt, sier Baastad.

Intens ryddingMårten Skjøstad var tidligere Leder for HR Gjensidige. I dag jobber han som Leder for Gjensidigeskolen og organisasjonsutvikling.

Den største bøygen var som forventet, å få folk til å kaste og rydde i papirene.

– Flere utsatte ryddingen og ble nødt til å gjøre dette i de siste dagene før vi flyttet.

Fredag den 15. november stengte Gjensidige bygget på Lysaker klokken halv fire på ettermiddagen.

<strong>– Det er overraskende nok veldig lite støy fra togene som går forbi her og det er veldig positivt, sier Mårten Skjøstad. Han har vært med i prosjektarbeidet helt fra starten i 2009.</strong>

– Ingen fikk lov å komme tilbake for å hente noe som helst, og heldigvis kom alle i mål.

Fra egen bil til kollektivt Skjøstad og hans prosjektkolleger var forberedt på at enkelte medarbeidere ville få problemer med transport til og fra jobb.

– Vi ser at det fortsatt er en barriere for enkelte. Noen har fått lengre reisevei, i tillegg til at de må reise kollektivt.

Men, her er det samtidig viktig å tenke på at vi har fått en del ansatte som har fått mye kortere og enklere reisevei til og fra jobben.

Skjøstad presiserer at endringer i reiseveien til og fra jobb har ført til at selskapets medarbeidere i større grad enn tidligere benytter seg av hjemmekontor og jobber mer på reise.

Men det sies at folk velger hjemmekontor blant annet på grunn av støy?

– Som arbeidsgiver ønsker vi at ansatte skal benytte seg av muligheten til å jobbe hjemmefra. Selv om noen kanskje er misfornøyd med støy og velger å jobbe hjemme av den grunn, tror jeg det er en større andel som er fornøyd med den fleksibiliteten det giri forhold til å få jobb og familieliv til å gå opp.

Mister avdelingsfølelsenSelv om ny arbeidsform gir mange fordeler, har selskapet registrert at noen medarbeidere sliter med tilhørigheten.

– En vesentlig forskjell i dette bygget er at vi nå er inndelt i etasjer og ikke i avdelinger. Vi har ansatte som har gitt signaler om at de mister følelsen av tilhørighet til sin avdeling. Det skyldes blant annet at de sitter i områder hvor avdelingsgrensene er blitt litt mer utydelig. Vi vet at enkelte har behov for sterkt tilhørighet, her må vi jobbe med å finne bedre løsninger for de det gjelder.

Hvordan kan dere forsterke tilhørigheten i avdelingene?

– Vi bruker arbeidsmiljøundersøkelsen til å fange opp ulike problemstillinger blant de ansatte. Da vil vi se hvor mange personer de ulike problemstillingene gjelde for; om det er én enkelt person eller om det er et større problem blant de ansatte.

MøteromskulturHar dere plass til alle medarbeidere?

– Ja, vi har nok kontorplasser. Men vi ser at vi har en utfordring i forhold til bruk av møterommene i bygget. Her må vi jobbe med møteromskulturen. Med det mener vi at de ansatte må trenes i at de ikke nødvendigvis må reservere et møterom for å ha et møte. Vi har mange sosiale soner, kantine, kaffeområder og sittegrupper som kan brukes til dette formålet. Tidligere var de ansatte vant til å reservere møterom, og det skjer her også.

– Den største utfordringen ligger i kjernetiden, fra tirsdag, onsdag og torsdag klokken 09.00 til klokken 15.00. Da er det ganske fullt og dette må vi justere litt på fremover siden vi ikke har mulighet til å utvide med flere møterom, sier han.

Støynivå i åpent landskap – En annen utfordring vi har møtt på er at noen ansatte blir alt for stille. De hvisker seg i mellom i stedet for å snakke lavt. Vi ønsker ikke å få et arbeidsmiljø der ingen snakker sammen i landskapet, tvert imot, vi ønsker at de ansatte skal kunne diskutere problemstillinger eller saker seg i mellom. Og man må heller ikke unngå å hilse på folk på når man kommer på morgenen av redsel for å forstyrre sine kolleger.

– Her gjelder det å finne den rette balansen. I vår avdeling har vi sagt at alle må si «hei» høyt uten at det betraktes som en avbrytelse.

Skjøstad råder andre bedrifter som skal igjennom en større flytteprosess til å bruke god tid.

– Planlegning ned i minste detalj er viktig, avslutter han.

------------------------------

Nye hverdagsutfordringer

<strong><strong>Siv Dammyr.
</strong></strong>

Hovedtillitsvalgt Siv Dammyr bekrefter ledelsens syn på at et nytt bygg med nye arbeidsformer gir mye positivt. Men tilbakemeldingene fra ansatte viser at nye utfordringer har dukket opp i kjølevannet av flyttingen.

– Veldig mange ansatte har fått kortere og enklere arbeidsvei. Selvfølgelig har vi også kollegaer som har fått mye lengre arbeidsvei.

Enkelte sliter også med utfordringer fordi de bor ett godt stykke fra nærmeste kollektivtransport, sier Dammyr.

Hun legger til at de ansatte er godt fornøyd med kjøkkenkroker, sosiale soner og at de har fått stillerom med store skjermer.

– I tillegg er de fornøyd med at de får gratis frukt i kantinen og at kantinen er blitt bedre.

Dammyr har også registert at noen avdelinger føler at de er kommet nærmere på hverandre, og at det er positivt. Men selskapet har også medarbeidere som melder om det motsatte.

Manglende avdelingsfølelse – Mange klager over mye støy og at arbeidsplassen i et stort landskap ikke er tilpasset den enkeltes jobb. I samme landskap har man samlet mange forskjellige roller som gir negative utslag grunnet at noen trenger stillhet og andre trenger kommunikasjon.

Daglig tilpasning tar tid I tillegg går det med en del tid til å tilpasse stolene, bordene og skjermene hver dag.

– Dette er et personlig ansvar hos den enkelte, og alle er dessverre ikke like flinke til å huske på hvor viktig det er å sitte på riktig innstilt stol og bord. Det kan medføre økt slitasje og sykefravær, sier Siv.

– De ansatte har fått tilbud om opplæring i justering av møbler da vi flyttet inn og utstyret er veldig enkelt å stille inn. Det kan tenkes vi må ta en ny runde med opplæring i tilpasning av utstyr, sier Mårten Skjøstad.

IKT avdelingens største utfordring var at bygget måtte stå ferdig til avtalt tid slik at de fikk installert alt det tekniske etter tidsplanen. Alt fungerte fra første dag.

To ulike lokaliseringer Utover det nevner Dammyr at huset er for lite, blant annet fordi GjensidigeBank og Gjensidige Forsikring er fordelt på to ulike bygninger.

– Datterselskapene Gjensidige Bank og Gjensidige Pensjon og sparing er lokalisert sammen i Galleri Oslo. Noe av årsaken til at disse er lokalisert her er at organisasjonen har endret seg underveis, og etter at de opprinnelige flytteplanene ble lagt, kommenterer Skjøstad.

Justering og tilpasninger De tillitsvalgte og verneombud har også fått tilbakemeldinger om mindre tilgang på møterom, for små garderober og for få toaletter.

– Men kort oppsummert jobbes det fortløpende i de fleste avdelinger for å få en bedre arbeidshverdag, avslutter Siv Dammyr.

Mårten Skjøstad kommenterer tilbakemeldingene på følgende måte:

– Vi må nok justere oss inn og gjøre fortløpende tilpasninger etter hvert som det dukker opp praktiske hverdagsutfordringer fra de ansatte.

---------------------------------

14 dagers innkjøringsperiode

<strong><strong>
</strong></strong>

Elin Spjelkavik er leder for avdeling for yrkesskade. Hun er godt fornøyd med flyttingen.

Elin Spjelkavik.

– Det var kanskje litt enklere for oss som hadde jobbet på pilotkontor før flyttingen fra Sollerud.

– Det at vi nå er samlet i 3. etasje sammen med mange andre medarbeidere var en overgang for enkelte. Det kom av kombinasjonen av at alt var nytt, både kolleger, plasseringer av printere, møterom og sosiale soner.

I starten merket de godt at de de jobbet sammen med andre som ikke hadde jobbet i åpent landskap tidligere.

De var mer høylytte enn oss, men de har tilpasset seg godt og i dag er det ikke mye forstyrrelser fra andre.

Spjelkavik sier at hele avdelingen er blitt mere mobil og at flere medarbeider benytter seg av muligheten til å jobbe hjemmefra.

Berit Wisth Kolltveit.

– Det kan være en fordel dersom man har arbeid som krever dyp konsentrasjon, sier Elin.

Prosjektleder for flyttingen, Berit Wisth Kolltveit, sier at pilotkontorene på Sollerud ga nyttig innsikt i hvordan de skulle møblere, kommunisere og informere.

– Vi laget en applikasjon med nyttig informasjon om bygget, nye rutiner, omgivelsene og transport slik at alle kunne «lese seg opp» og være godt forberedt ved flyttingen, sier Berit Wisth Kolltveit.

-----------------------------------------

Mindre langringsplass

Gjensidige har digitalisert tusenvis av personalmapper og investert i et nytt personalsystem.

Det som etter loven må oppbevares i form av papir, er fraktet til et fjernlager. HR direktør Per Espen Magnussen fikk en positiv overraskelse.

– Vi trenger mye mindre fysisk lagerplass enn vi først trodde!

Han legger til at digitaliseringsprosessen har gått bra og de har jobbet systematisk med å utvikle rutiner og felles praksis.

Gjensidiges nye bygg i Oslo sentrum fremstår som topp moderne uten at det virker overdådig. Forskikringsselskapets bygg er nummer to fra høyre.

Det er laget for å møte trenden som viser at stadig flere ansatte ønsker seg fleksibilitet i jobben. Lokalene er trendy, luftige og åpne, og rommer siste nytt av teknologiske hjelpemidler. I tillegg har de en godt utstyrt kantine og et topp moderne treningssenter med egen basketballbane i kjelleren.

----------------------------------

Ny teknologi og e-læring

– Her er det tilrettelagt for ny teknologi slik at vi kan satse mer på e-læring. Det betyr at vi kan jobbe mer fremtidsrettet i årene som kommer, sier Ellinggard.

På Sollerud var Gjensidigeskolen plassert litt bortgjemt nederst i bygget.

I de nye lokalene har kompetansesenteret fått en helt sentral plassering i 5 etasje.

Miriam Ridola Ellinggard og Mårten Skjøstad viser oss selskapets nye storsatsning, et medie-greenrom for innspilling av e-lærings videoer.

– Her er det tilrettelagt for ny teknologi slik at vi kan satse mer på e-læring. Det betyr at vi kan jobbe mer fremtidsrettet i årene som kommer, sier Ellinggard.