Del 6: Digitaliserer tusenvis av personalmapper

Mårten Skjøstad har samarbeidet med fagspesialister fra IKT, regnskap, sikkerhet, anskaffelse og HR for å finne den beste løsningen for selskapet. Her er han for å inspisere tomta der det nye bygget er under oppføring.

– Hadde det ikke vært for at Gjensidige tok beslutningen om å flytte fra Lysaker til Oslo i november 2013, og å gjøre den nye arbeidsplassen papirfri, hadde vi aldri kommet i gang med digitaliseringen av personalarkivet, sier Mårten Skjøstad, direktør for kompetanse og organisasjonsutvikling.

Han var tidligere prosjektleder for anskaffelse og innføring av lønn- og personalsystemet.

Dermed har flyttingen gitt HR en gylden anledning til å gjennomgå alle sine rutiner og prosesser.

– Det har vært en baug å komme i gang med dette arbeidet. Når du går inn i papirarkivet får du lyst til å snu og gå ut igjen. Det er da du ser hvor mye arbeid som ligger der, utdyper han.

HR direktør i Gjensidige Per-Espen Magnussen sier den nye omleggingen vil sørge for at HR avdelingen får et bedre arbeidsverktøy, og en fornyelse av egne rutiner.

Per-Espen Magnussen.

– Jeg ønsker at folk går hjem fra HR avdelingen på Sollerud på fredag ettermiddag, med pc’n under armen, så møtes vi på jobb på mandagen i nye lokaler i Oslo uten pappesker – det er målet, sier HR direktør Per-Espen Magnussen.

Hva er lov å lagre?Per i dag har hver enkelt ansatt i forsikringsselskapet en egen papirmappe som er sortert på etternavn. Disse er innelåst i et rom i HR-avdelingen.

– Her henger tusenvis av mapper på ansatte i hele konsernet, pluss mapper på tidligere ansatte. Vesentlige spørsmål som dukket opp i forbindelse med flytteprosessen har vært: Hva skal vi scanne og ta vare på? Hva kan vi makulere? Et annet viktig spørsmål som dukket opp var: Hva har bedriften lov å lagre i sitt personalarkiv?

– Vi kan for eksempel ikke lagre personlighetstester, sier Skjøstad.

Andre aktuelle spørsmål som dukket opp var hvor lenge ulike data kan lagres? Hva med politiattester, kredittvurderinger, referanser, helseopplysninger og advarsler? Sist men ikke minst, hva sier reglene om innsyn og sletting av personaldata?

Juridisk eksperthjelpFor å få svar på alle disse spørsmålene kontaktet forsikringsselskapet advokatfirmaet Arntzen de Besche, som fikk i oppdrag å klargjøre hvilken informasjon som skal lagres i personalmappene.

– Siden lovverket endrer seg med tiden, vil deler av det som var lov tidligere, kanskje ikke være lov å lagre i dag, sier HR direktør Per Espen Magnussen.

Dette resulterte i et fyldig notat med detaljerte forklaringer punkt for punkt om hva selskapet kan ta vare, hva de skal ta vare på og hvor lenge ulik informasjon kan lagres.

– I denne prosessen har HR hatt en gjennomgang med de tillitsvalgte slik at alle parter er involvert i arbeidet med digitaliseringen, utdyper Magnussen.

Sjekkliste for lagringPå bakgrunn av innspillene fra de juridiske ekspertene, har Gjensidige utarbeidet en sjekkliste for hva som skal og kan lagres.

– Denne tas i bruk når vi skal starte selve digitaliseringsjobben. Likevel gjelder vår instruks som er utarbeidet per i dag, uavhengig om vi lagrer digitalt eller i papirmappene. De samme regler gjelder også i forhold til innsyn, forklarer Magnussen.

En grundig opprydding i personalarkivet vil gi flere fordeler.

– En ting er at vi vil makulere det vi ikke trenger lenger, men det kan også være at vi ser at det mangler et kursbevis eller lignende. Det gir oss sånn sett også muligheten til å se på kvaliteten i våre personalmapper.

– Arbeidet med digitaliseringen er omfattende. Først må vi fjerne de eksisterende papirprosesser, slik at vi ikke trenger å lagre mer i mappene. Deretter skal alle de nye rutinene for digitalisering på plass, slik at all informasjon i fremtiden lagres i det nye HR systemet, sier Per-Espen Magnussen.

Individuell vurdering Per i dag sletter Gjensidige personalmapper på ansatte som har sluttet for mer enn ti år siden. Likevel er det informasjon som i visse tilfeller trenger å lagres lengre.

– I fremtiden må vi se nærmere på dette. Det handler blant annet om til hvilket formål man skal lagre informasjonen. Det kan være at vi sitter på opplysninger som vi er nødt til å ta vare på i forbindelse med at personene senere går av med pensjon.

Det kan også gjelde en forsikringssak en medarbeider har vært involvert i.

I så måte blir det mange individuelle hensyn å ta, konstaterer Magnussen.

– Vi har også situasjoner der ansatte slutter og begynner i en annen jobb, for så å komme tilbake til Gjensidige på et senere tidspunkt. Det hadde vært veldig praktisk for oss om vi da kunne aktivere mappen igjen når disse kommer tilbake.

Nytt personalsystemForsikringsselskapet har i samme prosess byttet personalsystem slik at alle HR prosesser og rutiner blir digitalisert og samkjørte.

– Tidligere har medarbeidersamtaler, sykefraværsoppfølging og rekruttering vært mer papirbaserte, og en blanding av både papir og digital registrering, forklarer Skjøstad.

Hva betyr det nye systemet for HR avdelingen?

– Det betyr økt kvalitet i dataene fordi vi slipper å registrere samme data flere ganger. Det er også et poeng at vi har enhetlige prosesser på tvers av selskap og land. En registering i det danske Gjensidige-selskapet er den samme som i Norge, forklarer Skjøstad.

Kritisk prosess I selve arbeidet med å sortere, vurdere og makulere, vil selskapet dedikere noen egne HR ansatte til å kvalitetssikre arbeidet.

Rutinene ved papirarkivet har vært at personalmappene blir makulert ti år etter at en ansatt har sluttet. Dette er en rutine som vil bli vurdert ved overgang til det digitale arkivet.

– I digitaliseringsprosessen vil vi benytte innleide konsulenter slik at alt blir riktig. En ting er å scanne dokumenter, men disse skal lastes opp i det digitale personalarkivet på riktig person. Det er uhyre viktig at alt lagres på riktig sted i systemet, poengtererSkjøstad.

Det kan være sårbart?

– Ja, det er en kritisk prosess. Derfor vil vi bruke våre HR medarbeidere til å kvalitetssikre at alt blir lastet inn på riktig sted.

AdgangsstyrtNår personalarkivet er digitalisert vil det åpne for enklere tilgang både for Gjensidiges ansatte og deres ledere.

– Alle våre medarbeidere vil få innsyn i sin digitale personalmappe. De har innsynsrett i dag, og kan be om å få se det som ligger lagret i mappen. Men etter digitaliseringen vil de kunne logge seg inn i sin egen mappe og lese alt som er lagret digitalt. De får tilgang via sin påloggingskode, forklarer Magnussen.

Formål for lagringHva med ansatte som har saker som betegnes som svært sensitive, eksempelvis dersom de har vært inne i AKAN systemet?

– Det går inn under sensitive opplysninger som eksempelvis en advarsel.

Spørsmålet dreier seg i likhet med dette, om hvor lenge man kan lagre en advarsel. Det kan også være referater fra en medarbeidersamtale.

–Derfor er det viktig å ta stilling til hvilket formål vi lagrer informasjonen for, forklarer Magnussen.

I forlengelsen av dette må HR avdelingen være tydelige på hva som er interne saksdokumenter, og hva som er opplysninger ansatte har rett til å se, utdyper Magnussen.

Hva definerer dere som interne saksdokumenter?

– Det kan være egne notater fra møter eller andre opplysninger som ikke dekkes av lov om innsyn, og disse skal ikke lagres i personalarkivet.

– Når vi nå lager gode rutiner på hvordan vi skal håndtere all personalinformasjon, handler det like mye om å lage rutiner for fremtiden, slik at det vi gjør nå ikke bare blir et stunt i forbindelse med flyttingen, sier han.

Lokalt skal inn sentraltGjensidige har mange avdelinger fordelt i Norge og andre land, det kan by på noen utfordringer.

– Det at vi har mange ledere ute i distriktene som har lagret mye informasjon lokalt, og ikke sentralt, kan bli en utfordring for oss. For oss blir det viktig at disse lederne gir slipp på dette, og at de sørger for å få informasjonen lagret i det nye personalsystemet.

Hvordan løser dere dette? – En del av dette vil gå automatisk fordi det ikke generes mere papir inn systemet.– Alle ledere som har slike mapper lagret vil dessuten få opplæring i hvordan de laster opp dokumentene i systemet. Men det som blir avgjørende i forhold til hvor raskt dette arbeidet blir gjort, er blant annet holdninger til dette arbeidet, og ikke minst tilgjengelig tid som disse lederne har til å foreta denne digitaliseringen, forklarer Skjøstad.

Anbefaler et grundig forarbeidHvilket råd vil dere gi til andre som skal digitalisere sitt personalsystem?

– Jeg tror det viktigste bedriftene kan gjøre er å få utarbeidet et godt grunnlagsdokument som i detalj gir klare linjer for hva som er HR sitt spillerom når det gjelder lagring og arkivering.

Magnussen sier man ut i fra det må gjøre noen veivalg.

– Det er viktig å være bevisst på at det er en hel del klare lover og forskrifter som regulerer dette området. Og dette er ikke statisk. Det som var greit for 5-10 år siden, er kanskje ikke greit i dag. Derfor er det viktig å sikre at man er i tråd med gjeldende praksis, og at man har rutiner for å oppdatere systemene hele tiden, avslutter Magnussen.

Dette bør du ha med i personalmappen:

Standardopplysninger ved ansettelse: - Søknad - CV - Vitnemål - Referanser - Attester - Pårørende informasjon- Bierverv/styreverv/tillitsverv

Avtaledokumenter mv.: - Ansettelsesavtale - Tillegg og endringer til ansettelsesavtale - Taushetserklæring - Datasikkerhetserklæring - Erklæring om tilslutning til etiske regler- Konkurranseklausul

Kompetanse: - Sertifikater- Kurs (inkl. HMS, verneombud)

Tilleggsytelser: - Forsikring- Pensjonsopplysninger

Oppfølging av de ansatte: - Medarbeidersamtaler - Referater/protokoller fra andre møter - Advarsler - Redusert arbeidstid - Konkret tilrettelegging- Oppfølging ved sykdom

RETNINGSLINJER for HR

Dette er de retningslinjene som Gjensidige har utarbeidet for innhold i det digitale personalarkivet.

Omfang:Retningslinjen gjelder for alle ansatte i Gjensidige - konsernet.

Innhold – hvilke opplysninger skal lagres? - Standardopplysninger ved ansettelse - Avtaledokumenter - Ansettelsesavtale - Tillegg og endringer til ansettelsesavtalen - Egenerklæring om egnethet (konsernledelsen m.fl) - Konkurranseklausul - Oppfølging av ansatte - Personalsaker - Referater/protokoller fra møter - Advarsler - Helseopplysninger som kan relateres til forhold som: Redusert arbeidstid Konkret tilretteleggingOppfølging ved sykdom

Lagring Opplysningene i personalmappen skal i utgangspunktet lagres så lenge ansettelsesforholdet består.Visse opplysninger, som er lagret for mer spesifikke formål, må vurderes for sletting uavhengig av om ansettelsesforholdet består.

Helseopplysninger: Opplysninger om helseforhold man antar vil være forbigående, skal vurderes slettet etter tre år

Advarsler: Advarsler som åpenbart har mistet sin aktualitet, for eksempel ved at avtale er innfridd

Sletting:Opplysninger i personalmappen skal i utgangspunktet slettes etter at ansettelsesforholdet er avsluttet

Unntak:pålagte opplysninger etter regnskapslovgivningen formål som er saklig begrunnet i virksomheten innhentet samtykke

Rettigheter for den ansatte Rett til å kreve innsyn etter personopplysningsloven § 18 Rett til å bli informert etter personopplysningsloven § 20 Rett til å kreve retting av opplysninger etter personopplysningsloven § 11 og § 27Rett til å kreve sletting av opplysninger etter personopplysningsloven § 28

InformasjonssikkerhetBare personer med tjenstlig behov for opplysningene skal ha tilgang i personalarkivet. Ansatte med tilgang til konfidensiell informasjon skal pålegges taushetsplikt.

(Reportasjen er fra Personal og Ledelse nummer 4/2013)