Del 5: - Bygget må stå ferdig til avtalt tid!

– Dersom alt går som planlagt, og bygget står ferdig med all nødvendig infrastruktur, har vi 4 til 6 uker på å teste at alt fungerer, sier IKT direktør i Gjensidige, Per Kåre Olsen.

I praksis vil det si at de har noen uker med overlapping fra gammelt til nytt bygg.

Olsen har jobbet i selskapet i snart 15 år. I dag jobber han og 145 andre IKT medarbeidere for at flytteprosessen skal gå smertefritt om ett års tid.

Per Kåre Olsen deler ikke de ansattes bekymring i for hvordan alt det praktiske skal ordnes rundt IKT. Olsen ser ut til å ha stålkontroll på alt som skal skje det kommende året.

– Det føles ikke som om vi har noe større ansvar enn vi har hatt tidligere. Det nye er at vi flytter inn i et nytt bygg. Men det er ingen grunn til at det ikke skal fungere når vi flytter inn, poengterer han.

Planer for hver minste detaljSå langt går alt som planlagt, og listen med kravspesifikasjoner har vært og er fortsatt lang. All struktur med det trådløse nettverket, fiberkabler og distribusjon er planlagt i minste detalj.

Det ligger mye arbeid bak for å få alt til å fungere optimalt. De to gjestesengene som står stuet i et hjørne i et av møterommene, kan vitne om at noen på IKT avdelingen har lange dager og netter.

Backup– Men vi er helt avhengige av at bygget ikke blir forsinket. Den 31. desember neste år opphører leiekontrakten på Sollerud. Da må vi være ute, konstaterer han.

Hva er verst tenkelig senario ved selve flyttingen?– At bygget blir så forsinket at vi må ut herfra før vi kan flytte inn. Men uansett har vi en backup plan.

–Vi har tatt høyde for at ting går galt. Vi har mange planer i forhold til hvordan vi skal flytte. Det er jobben vår å ha flere tanker i hodet samtidig.

En del ansatte har tidligere uttrykt bekymring for de teknologiske løsningene knyttet til fritt plassvalg. Den bekymringen støttes ikke av IKT avdelingen.

– Vi har i prinsippet «free seating» i dag, der vi i forbindelse med prosjektarbeid flytter ressurser rundt i avdelingene. Det fungerer veldig fint, sier han.

– En viktig bit som forenkler hele flytteprosessen er at vi outsourcet serverparken for 11-12 år siden. Alt utstyr står i dag på Gjøvik og Romsås, sier han.

Kartlegger kompetanseFor å sikre at IKT avdelingen møter godt rustet i nye omgivelser, jobber dataavdelingen med kompetansekartlegging.

– Vi skal finne ut hva vi trenger av kompetanse og hva vi ikke trenger. Vi må avdekke risikoområder der vi er sårbare. Så må vi utvikle oss i forhold til det vi skal være gode på når vi flytter, utdyper han.

– Men vi har ikke kapasitet til å være gode på alt, og derfor leier vi også inn den hjelpen vi trenger i kortere perioder, eller til mindre prosjekter.

Safer med kablerSelv om alt har gått greit så langt har selve beliggenheten av det nye bygget i Oslo sentrum skapt noen utfordringer.

– Vi oppdaget at vi slet med mobildekningen. Det skyldes blant annet at det ligger mange basestasjoner i sentrum. Det løser vi ved at Telenor leverer en egen infrastruktur i bygget.

Selv om utviklingen i samfunnet går i retning av trådløs tilkobling, våger ikke Gjensidige utelukkende å satse på dette.

– Vi vil bruke både kabler og trådløst nett der vi får dobbelt sett med tilgang til internett.

Årsaken er at det blir for sårbart å satse på trådløst nett alene.

I bygget på Sollerud har de måttet utvide kapasiteten på det trådløse nettet flere ganger. Det skyldes blant annet at de fleste mobiltelefonene hele tiden er koblet opp mot nettet.

Sikkert programvarevalgFor å sikre operativ drift fra dag en har IKT avdelingen valgt å gå fra Windows XP over til Windows 7 før flyttingen.

– Vi har hatt diskusjoner om vi skal gå for Windows 8, men det gjør ofte vondt å være blant de første som tar i bruk nye versjoner. Det ville være en katastrofe om programvaren ikke fungerer når vi flytter.

Selv om Gjensidiges flytting er preget av innovasjon, er et trygt valg av programmer et strategisk valg. Selskapet bruker i dag rundt 300 ulike programmer.

– Kunsten er å få alt dette til å virke på den nye plattformen. Vi rydder kontinuerlig i våre systemer, men vi jobber med alt fra kapitalforvaltning og analyse til kundebehandling. Dermed er det utrolig stor variasjon i de ansattes programbehov.

Cloud computingEn sterk trend innen IKT er «cloud computing», det vil si at ansatte bruker programmer som er lagret i nettskyen.

– Vi ser på muligheten for å distribuere via sky-tjenester. Men vi er ikke der ennå. Vi har riktignok noen små prøveprosjekter på gang for å sjekke hvordan dette fungerer i praksis.

– Jeg mener at nettskyen ikke er modent nok for vårt behov. Hvis du må laste ned PowerPoint hver gang du skal bruke det, så er det både tungvint og tidkrevende.

– Vi diskuterer en løsning med en type privat sky med noen leverandører.

I praksis betyr det at vi vet hva vi laster ned og hva vil legger tilbake.

Bruker de ansatte Dropbox?– Vår vurdering er at det ikke er sikkert nok. Vi må vite hvor data lagres, og at det sikres når det er lagret. Det er et absolutt krav fra vår side, fordi vi har en del persondata på kundene våre. Vi kan ikke risikere at helseopplysninger går ut fra oss, det vil være katastrofalt.

Nytt og mer moderne utstyr gjør at kabler og stikk kontakter i langt større grad vil bli skjult i det nye bygget i Oslo sentrum. Bærbar pc og mobiltelefon er alt medarbeiderne trenger for å jobbe i det nye bygget.

«Bring your own device» Dagens medarbeidere er ofte godt utstyrt privat. En del virksomheter har derfor åpnet for det som kalles «Bring your own device».

– Vi vet at dette kommer som en trend, og mange ønsker å bruke eget utstyr på jobb. Vi har foreløpig ikke åpnet for dette fordi vi må ha en viss kontroll. Men også her ser vi på muligheter for hvordan vi kan tilgjengeliggjøre vårt miljø på en annen enhet enn våre egne. Det finnes løsninger i dag som vi leker litt med for å se om vi får det til. Kravet er at det er sikkert nok.

Informasjon reduserer spekulasjonerFor IKT avdelingen er det viktig å skape forståelse og en trygg ramme rundt flytteprosessen.

– Det viktigste er at våre medarbeidere ikke får noen driftsforstyrrelser, og ikke bli vanskeligere å utføre arbeidsoppgavene sine når vi flytter.

Per Kåre Olsen poengterer viktighetene av god kommunikasjon i en flytteprosess.

– Vi må sørge for at det gis nok informasjon. Det vil redusere omfang av negative spekulasjoner og bidra til å ufarliggjøre selve flyttingen, avslutter Per Kåre Olsen i det han fisker opp mobilen og løper videre.

(Reportasjen er fra Personal og Ledelse nummer 7/2012)