Del 2: På sporet av nye arbeidsformer

Det nye landskapet har flere sosiale soner som har bidratt til et bedre arbeidsmiljø i avdelingen. Selv om noen var litt skeptisk i starten, har det vist seg å gå mye bedre enn enkelte fryktet. Fra venstre: Ole Breder Wahl, Henriette Strand Johansen, Øyvind Fladsrud og Henriette H. Christiansen og leder for avdelingen Elin Spjelkavik.

– Vi har funnet ut at skapene kanskje er i minste laget og at vi må gå opp i størrelse, forklarer Berit Wisth Kolltveit.

I det nye hovedkontoret i Oslo satser forsikringsselskapet på fritt plassvalg og et papirfritt arbeidsmiljø. Det betyr at de ansatte kan sette seg på første ledige kontorpult ved sitt område når de kommer på jobb.

– Vi har sett en økende tendens til at kontorplassene står tomme fordi dagens ansatte er mer på farten. Det er grunnen til at vi satser på 650 kontorplasser og ikke 750 som vi har i dag, forklarer prosjektleder Berit Wisth Kolltveit.

Skulle alle ansatte komme på jobb samme dag, er det likevel plass til alle - enten på stillerommene, de sosiale sonene eller i kantinen.

– Vi jobber nå aktivt for å tilrettelegge for elektroniske løsninger som også inkluderer mulighet for scanning av eksisterende papirer. Dette er tidkrevende arbeid, men det er helt nødvendig for at vi skal bli papirfrie, sier HR leder Mårten Skjøstad, som her er sammen med prosjektleder Berit Wisth Kolltveit.

Utfordrende omstillingVed pilotkontoret er kontorpultene gruppert i firergrupper som er nummerert fra 1 til 7. Hensikten er å teste ut nytt utstyr og nye arbeidsformer som skal fungere optimalt ved det nye hovedkontoret i Schweigaardsgate 21 i Oslo.

Tidligere hadde alle ansatte en fast kontorpult med fasttelefon, fast pc og mange dokumenter.

– I dag har kontorplassene to skjermer, ulike kontorpulter og dokkingstasjon til bærbar pc. I tillegg har alle ansatte iPhone med trådløst headsett og en liten kasse for skrivesaker, sier leder for Yrkesskade OppgjørPerson, Elin Spjelkavik.

Hun forteller om en spennende men krevende tid det siste halvåret.

Tester de mest skeptiske– Mange hadde utallige papirbunker, dokumenter og saker samlet gjennom et langt arbeidsliv. Her fikk de kun tildelt en oppbevaringsboks på 40 x 40 cm, sier hun.

Et arbeidsmiljø bestående av mange jurister og økonomer er normalt ikke sett på som de mest endringsvillige, forklarer Spjelkavik.

– Tanken var at vi som kanskje har vanskeligst for å flytte på oss, burde gå foran og være med å utvikle helt nye arbeidsformer. Vi består av mer enn unge fremadstormende mennesker, derfor er det viktig å teste dette på alle uavhengig av alder.

En annen utfordring for denne avdelingen er knyttet til databehandlingssystemene.

Avdeling for yrkesskade, som jobber med tyngre saksbehandling, skal få nye programmer slik at de får mulighet til å jobbe papirfritt. Selv om ikke alt det tekniske er på plass, og de derfor ikke er helt dokumentfrie, ser det ut til at avdelingens ansatte har funnet seg godt til rette.

Elin Spjelkavik.

– Flere synes faktisk at samholdet og det sosiale miljøet har fått et løft siden flyttingen i oktober, sier Spjelkavik.

Og selv om de fleste trives, har ledelsen stor forståelse for at medarbeidere har ulike meninger om fritt plassvalg.

Fritt eller fastFor å finne ut hva som fungerer av utstyr må de 28 medarbeiderne flytte rundt på de ulike kontorplassene. Men selv fritt plassvalg kan ende med «faste favorittplasser».

– Vi er vanedyr og jeg tar meg selv i å ha maks to-tre plasser der stolen er akkurat slik jeg ønsker det, sier Spjelkavik.

Likevel er det få som sier de ikke greier å jobbe hvis de må flytte på seg.

– Alle må rydde plassen når dagen er over. Hvis jeg oppdager at noen har glemt teknisk utstyr eller personlige eiendeler ved en kontorplass, legger vi det i glemmekassa vår. Det har skjedd, men ikke ofte, sier hun.

Spjelkavik forstår at ansatte velger seg ut «faste» kontorplasser. Det handler blant annet om innstilling av stol i forhold til høyde og hvordan lysforholdene ved kontorplassen er.

– De sosiale sonene skal brukes til små pauser og diskusjoner. Og de virker – ikke sjeldent har vi en frokostklubb her, sier Elin Spjelkavik (til høyre) som her diskuterer med verneombud Ingvild Sollie- Andersen.

Støvfritt arbeidsmiljøEn av fordelene med færre kontorplasser er at det skapes et luftigere kontormiljø. De to grønne planteveggene ved pilotkontoret er etablert nettopp for å skape renere luft.

Ryddingen av kontorpultene og færrepapirutskrifter sørger også for mindre støv. Spjelkavik har selv støvallergi.

– Jeg merker stor forskjell fra å sitte på et støvete kontor med snufsende nese, til at jeg i dag ikke sliter med disse plagene, sier hun.

Berit Wisth Kolltveit ved avdeling for Forsikringsfag, som er selskapets andre avdeling ut som pilotkontor, forteller om et kontor uten stinkende bananskall og yoghurtbeger.

– Vi har fått et helt annet arbeidsmiljø, dessuten er det mye enklere for renholderne å holde lokalene rene.

Tidligere kunne ansatte spise ved kontorpulten. Ved pilotkontoret er ikke det lov.

– Det handler om hygiene. Når vi jobber i landskap er det ikke noe hyggelig å lukte andres mat og høre knekkebrød som knaser. Hvis folk skal spise kan de bruke de sosiale sonene utenfor kontoret, forklarer Spjelkavik.

Den største bekymringen blant de ansatte som ikke jobber ved pilotkontorene ser ut til å være av ergonomisk karakter, og ikke det at de skal over i nye arbeidsformer.

Hjelp24 og verneombud har vært delaktig i prosessen med å velge ut utstyret.

I begynnelsen klaget en del ansatte på at det var vanskelig å tilpasse stolene.

– Da inviterte vi inn leverandører som viste oss hvordan det gjøres på riktig måte. I etterkant har ikke dette vært noe problem, forklarer konseptansvarlig for kontordrift Siw Brekken.

Reaksjoner og holdninger

Holdningene blant de øvrige ansatte er av varierende karakter. Mens noen er veldig opptatt av hvilken stol de skal få, ser andre ut til å ta det knakende med ro. En del gleder seg til å få kortere reisevei, mens enkelte er opptatt av at de ikke får parkering i Oslo sentrum.

Mange tror at de aldri kommer til å jobbe papirfritt.

– Flyttingen til Schweigaardsgate er mer enn bare fysikk. Den setter også standarden for en ny måte å jobbe på. Vi er ikke helt papirløse enda, men vi er på vei, forklarer Spjelkavik.

– Vi har hatt yrkeshygieniker inne i prosessen som har gitt gode råd i forhold til et støvfritt arbeidsmiljø, forklarer Hovedtillitsvalgt Siv Dammyr.

Hovedtillitsvalgt og leder for Finansforbundet Sollerud, Siv Dammyr, jobber til daglig som seniorkonsulent for risikovurdering.

– Vi har merket oss noen flåsete bemerkninger når det har stått noe om pilotkontoret på intranettet. «De blir så godt ivaretatt, og så har de fått iPhone». Kanskje skyldes det misunnelse for at man ikke selv fikk være med på pilotkontoret, sier Dammyr.

Fortsatt er det en del ansatte som ikke bryr seg, fordi de mener det ikke angår dem ennå. Det er også de som stiller spørsmålstegn ved om de i det hele tatt får bli med på flyttingen inn til det nye hovedkontoret.

– Og kanskje mister vi jobben vår…,har det vært sagt.

Dammyr poengterer at de som kanskje har vært mest kritisk, er de som hittil har hatt minst trening med å sitte i åpent landskap.

BeslutningsgrunnlagPå innkjøpssiden kan det bli kostbart å velge feil utstyr til 750 medarbeidere. Spørsmålene er mange.

– Skal vi ha veggmonterte skjermer eller skal de stå på bordet? Skal vi ha høye eller lave skjermvegger? Skal vi ha en eller to typer stoler? spør Siw Brekken.

Som konseptansvarlig har hun godoversikt over hva som har fungert så langt, og hva som ikke fungerer.

– Når vi gjennomfører undersøkelser gir de ansatte poeng og kommentarer til de ulike kontorplassene og stolene, dermed kan vi se hva som fungerer bra.

Sigurd Eggen har hevet bordet slik at det passer bedre til hans sittestilling. På bordet ser vi søppel som ikke skal kastes i bøtte under bordet, men som må tas med bort i miljøstasjonen neste gang han henter kaffe.

– Vi fant raskt ut at noen veggmonterte skjermholderne ble slakke og må justeres hele tiden. Dersom vi kjøper inn 1 300 slike veggfester vil det ende med et kostbart vedlikehold og skape irritasjon hos de ansatte.

Og det er mye som ser fint ut i teorien, men som ikke fungerer like godt i praksis.

– En enkel sak som stikkontakter oppå eller under skrivebordet kan skape mye irritasjon, sier Siw Brekken.

Både Siw og Berit er enstemmig i forhold til de erfaringene de nå er i ferd med å skaffe seg gjennom pilotkontorene.

– Ved å teste utstyret på denne måten får vi et godt beslutningsgrunnlag for alt innkjøp til det nye hovedkontoret, konstaterer Brekken.

– Nå kan vi raskt si til leverandørene at dette fungerer i praksis, eller at det ikke fungerer godt nok. Det er ikke bare å kjøpe inn en haug med skrivebord og tro at det skal gå bra. Tidligere har vi nok gjort det, men nå ser vi at vi har blitt mer kritiske, forklarer Berit.

Når de endelige planene foreligger for det nye hovedkontoret om ett års tid, er tanken at alle kontorplasser skal være like.

Gjensidige skal kunne flytte ansatte rundt i bygget på kort tid, uten å måtte ommøblere hele bygget.

Per-Erik Refsahl er en av dem som gjerne skulle  hatt fast plass og litt mer skjerming. Han håper ledelsen tar hensyn til de innspillene som kommer når de skal flytte inn i nytt hovedkontor.

KompetanseutviklingMålet er å skape et hovedkontor med moderne arbeidsplasser som stimulerer til utvikling og trivsel. Det handler blant annet om hvordan et modent selskap kan sikre seg kompetanse i fremtiden.

– Vi må erkjenne at de unge som kommer ut i arbeidslivet har litt andre forestillinger om hvordan de skal jobbe, enn det vår generasjon hadde, avslutter Berit Wisth Kolltveit.

KJØREREGLER VED PILOTKONTORET:

Orden Hold arealene rene og ryddige.Alle må rydde plassen etter seg ved arbeidsdagens slutt.Eiendeler legges i eget skap og søppel må medbringes til returpunktene.

Lys Sørg for at du får godt nok lys på den plassen du sitter på. Si i fra dersom det er forhold herdu ønsker å få rettet på.

Temperatur og luft Det kan være en utfordring å finne en temperatur som passer for alle. Si i fra dersom våre arbeidstider avviker fra hovedåpningstiden. Det er mulig å få regulert friskluftanlegget til å gå i større deler av dagen enn i dag, men da må vi si ifra.

Telefoni Det er forstyrrende med telefoner som ringer. Mobiltelefoner settes på møteinnstilling.Fraværsmarkering brukes aktivt.

Lyd og støy Det er viktig at vi skiller mellom vår sosiale sone og arbeidssonen. Respekter at vi i arbeidssonen bruker lav innestemme, og forsøk å respektere at den enkelte ikke ønsker stadige avbrudd i sitt arbeid.

Stillerom Bruk et møte- eller stillerom dersom du skal diskutere en sak. Disse rommene brukes også hvis du trenger å være alene for å slappe av, snakke litt løst med en kollega eller ta en telefon uten at hele lokalet hører hva du sier.

I neste reportasje kan du lese mer om hvordan selskapets Gjensidigeakademi med sin helt sentrale beliggenhet, skal sørge for kompetanseoverføring og utvikling av selskapets medarbeidere i fremtiden. Heng på!

(Reportasjen er fra Personal og Ledelse nummer 4/2012)