Del 1: 750 ansatte må pakke ned kontoret

– Det er artig å være en del av prosessen helt fra planleggingsstadiet, sier Leder HR Gjensidige Norge, Mårten Skjøstad og prosjektleder for
flyttingen Berit Wisth Kolltveit. Her står de ved byggeplassen til det nye hovedkontoret.

Berit Wisth Kolltveit .

Mars 2012: Om ett års tid skal Gjensidige flytte fra kontorene på Lysaker til et flunkende nytt hovedkontor midt i Oslo sentrum.

– Det har gått litt tid siden vi solgte bygget på Sollerud. For våre medarbeidere har disse årene også vært en modningsprosess, der de har fått tid til å innse at tiden på Sollerud snart er over, sier Mårten Skjøstad og Berit Wisth Kolltveit.

Mens byggearbeidet er godt i gang på tomten, forberedes staben på de nye endringene som kommer. Med rundt 750 medarbeidere er dette en omfattende og krevende prosess. Nye arbeidsformer og teknologi, beliggenhet, arealutnyttelse og kunnskapsoverføring er sentrale stikkord for flyttingen.

Færre ansatte20 år etter at selskapets stolthet sto klart i sjøkanten på Lysaker, er Gjensidigebygget blitt for stort. I starten ble alle de 55 000 kvadratmeterne brukt av forsikringsselskapet selv. I 2008 ble bygget på Lysaker solgt til KLP Eiendom, hvor Gjensidige fortsatte som leietaker sammen med et titalls andre bedrifter.

Mårten Skjøstad.

– Huset er bygget for cellekontorer for 1 500 medarbeidere. Ny og mer moderne teknologi, nye effektive arbeidsformer og et skiftende marked har ført til at selskapet har krympet. Bedre arealutnyttelse er en av årsakene til at vi nå bygger nytt, sier Mårten Skjøstad.

Men det betyr ikke at selskapet bare har nedbemannet. Distribusjonsapparatet i Norge er nå konsentrert rundt Sarpsborg, Fredrikstad, Bodø, Skien, Moelv, Bergen, Trondheim og en rekke mindre kontorer. Dermed bruker selskapet per i dag under halvparten av bygget på Lysaker.

Sentral beliggenhetI 2009 startet prosessen med å se seg om etter nye lokaler. Valget falt på et nytt Gjensidige-hus et par steinkast fra Oslo Sentralbanestasjon. Rom Eiendom er byggherre, mens Gjensidige er en delaktig leietaker i oppføringen av bygget.

Sentral og lett tilgjengelig beliggenhet har vært et viktig kriterium.

Trikk, buss og tog blir det nye transportmiddelet til selskapets ansatte når de flytter inn i nytt bygg i Oslo.

– Det blir en stor overgang for mange. På Lysaker har vi mange parkeringsplasser til de ansatte. I byen blir det ingen. Til gjengjeld vil de kunne ta buss, trikk, T-bane og tog. Det er helt klart en stor fordel ved å ha en sentral beliggenhet, forklarer de to.

– Vi regner med en overgangsfase slik at folk får vent seg til det nye reisemønsteret. For noen blir det utfordrende at vi ikke har parkering. Det gjelder kanskje spesielt de som har små barn, og som skal levere i barnehage, sier Skjøstad.

Prosjektleder Berit bor på Jar i Bærum og bruker bilen til jobben nesten hver dag. Mårten bor på Nordstrand og er avhengig av å levere i barnehage på en helt annen kant av Oslo.

– Med det trafikkbilde vi har i dag, er det mange ganger raskere å ta offentlig transport fremfor å bruke egen bil, legger han til.

Funksjonelt bygg

Det nye bygget er planlagt i minste detalj. Når vi besøker tomten, er underetasjen gravd ut og kjelleren er i ferd med å ta form.

– Vi har lagt stor vekt på å skape et bygg det skal være godt å jobbe i. Det er arealeffektivt og har gode energi- og miljøløsninger. I tillegg er det lagt vekt på stor grad av fleksibilitet i bygget, og gode løsninger som er tilrettelagt for kostnadseffektive organisasjonsendringer, forklarer Berit.

Hva mener du med det?– Det betyr for eksempel at hvis vi skal etablere et prosjekt med deltakere fra hele konsernet, vil det gå raskere. Dette både av rent praktiske årsaker, men også mentalt fordi de ansatte da er vant med fleksibiliteten. Det vil også få betydning hvis konsernet skal gjennomføre fusjoner eller oppkjøp, nedbemanne eller reorganisere. Fleksibiliteten i bygget vil gjøre det lettere å gjennomføre slike endringer med et minimum av forstyrrelser i forretningsdriften.

Gjensidige har i prosessen også fokusert på å finne et enbrukerbygg fremfor et flerbrukerbygg.

– Det vil si at vi kan vi kan skape vår identitet der vi kan utsmykke bygget med vår profil. Vi har nok mistet litt av identiteten her etter hvert som det har kommet nye selskaper inn på Sollerud, forklarer Berit.

Det moderne arbeidsliv750 medarbeidere skal flytte til det nye hovedkontoret, men de har bare 650 kontorplasser.

– Det har skapt noe usikkerhet blant de ansatte. Enkelte har uttrykt bekymring for om det er plass til dem dersom de kommer litt senere på jobb.

Det nye bygget blir imidlertid mye mer kompakt, med kortere avstand til kantine, sosiale soner og mellom de ansatte. Det skal ikke mangle sitteplasser.

– Når vi medregner alle stoler i møterom, stillerom og i arbeidssonene vil det være tre stoler tilgjengelig per person, poengterer prosjektleder Kolltveit.

Tiden da gamle stasjonære pc’er og fasttelefoner lenket de ansatte til en bestemt kontorpult er historie. Dagens smarttelefoner, nettløsninger, lesebrett og bærbare pc’er har endret arbeidslivet radikalt de siste årene.

– Det gjør oss i stand til å jobbe der vi fysisk befinner oss. Eksempelvis på reise, på vei til og fra jobb eller på hjemmekontor, sier Mårten.

KunnskapsoverføringI tillegg til mer fleksible løsninger i forhold til arbeidsform, vil det nye bygget åpne for økt kunnskapsdeling.

– I dag sitter vi på faste kontorer, på faste plasser sammen med faste kolleger. Ved det nye kontoret får vi ikke faste mønster i arbeidshverdagen. Vi har valgt en kontorløsning med soneinndelt fritt plassvalg (free seating) og «ryddig skrivebord» (clean desk). Det vil si at den ansatte setter seg på første ledige skrivebord når de kommer på jobb. Det vil føre til at det blir enklere å dele både erfaringer og kompetanse. Eksempelvis betyr det at medarbeidere med ulik kompetanse, og som kanskje aldri har snakket særlig sammen, kan sette seg side om side. Disse vil få nye impulser fra hverandre og det tror vi er en fin gevinst, forklarer Skjøstad og legger til:

– Det er nettopp den kunnskapsdelingen vi snakker. Det skal bli mindre avstand, kortere kommunikasjonslinjer og enklere for våre medarbeidere å møtes.

Fritt plassvalgI neste reportasje skal vi se nærmere på den fysiske kontorplassen og hvorfor Gjensidige har valgt å gå for fritt plassvalg og et papirløst kontorlandskap.

Det betyr at de ansatte får hver sine skap hvor de kan oppbevare sine ting, og skrivebordet skal ryddes hver dag etter endt arbeidsdag.

– Telenor har hatt det i ti år og det var nærmest en revolusjon da de innførte det. Posten har det også, og Sparebanken Midt-Norge i konsulentselskaper, men det blir ikke like sammenlignbart for oss, forklarer Mårten.

Selskapet er allerede godt i gang med å teste nye funksjonelle løsninger gjennom sitt pilotkontor på Sollerud.

– Vi har en avdeling på 28 personer som prøver ut stoler, skrivebord, skjermer, telefonløsninger og andre ting som har betydning for at vi skal kunne jobbe mest mulig effektivt etter denne arbeidsformen, avslutter Berit Wisth Kolltveit.

Ikke alle ansatte har vært like positiv til denne arbeidsformen, men det kan du lese mere om i neste nummer. Følg med!

(Reportasjen er fra Personal og Ledelse nummer 3/2012)