Hvordan gir man ansatte skattefri personalrabatt?
Det er ikke uvanlig at ansatte får kjøpe varer eller tjenester til reduserte priser eller til og med får dette gratis hos arbeidsgiveren sin. Denne fordelen omtales da som personalrabatt, og er skattefri for de ansatte når visse vilkår er oppfylt.
For at personalrabatten skal være skattefri, så må arbeidsgiver omsette den spesifikke varen eller tjenesten. Det er ikke tilstrekkelig at arbeidsgiver omsetter lignende produkter. For eksempel kan en klesbutikk gi de ansatte skattefri personalrabatt på de klesplaggene som omsettes i butikken, men kan ikke gi skattefri personalrabatt på andre klesplagg selv om klesplaggene er av samme merke eller samme type klær. Til gjengjeld kan det gis skattefri personalrabatt varen eller tjenesten blir omsatt av et annet selskap i det konsernet som arbeidsgiver er en del av.
Hva med rabatter fra andre enn arbeidsgiver?
Det hender at ansatte får kjøpe varer eller tjenester med rabatt hos arbeidsgiver sine kunder, leverandører eller andre forretningsforbindelser. I disse tilfellene gjelder de samme reglene for personalrabatter. Det vil si at rabatten i utgangspunktet er skattepliktig, men rabatten er skattefri hvis arbeidsgiver selv omsetter den samme varen. For eksempel vil en ansatt i en klesbutikk kunne kjøpe et klesplagg med skattefri rabatt hos arbeidsgiverens leverandør, såframt klesbutikken faktisk selger slike klesplagg.
Er det noen grenser for personalrabatt?
Personalrabatten er bare skattefri hvis den totale rabatten gjennom året ikke overstiger en øvre beløpsgrense, som for tiden (2019) er satt til 8 000 kr per arbeidsgiver. Denne grensa gjelder per inntektsår, og kan ikke overføres til påfølgende år. Man kan altså ikke samle opp dette grensebeløpet over flere år, for så å få en større rabatt et senere år. Men som sagt så gjelder beløpsgrensen per arbeidsgiver, så en person som har flere arbeidsgivere kan skattefritt få 8000 kr i rabatt hos hver av dem.
Ved beregningen av rabattens størrelse skal det tas utgangspunkt i varens eller tjenestens omsetningsverdi i sluttbrukermarkedet. Det vil si den prisen som en vanlig forbruker må betale for samme vare eller tjeneste. En nettside som sammenligner priser på den varen vil kunne være grunnlag for verdsettelsen. Verdien blir dermed den samme uavhengig av hvor i verdikjeden den ansatte jobber. Rabatten verdsettes og beregnes da ut fra omsetningsverdien på det aktuelle tidspunktet når varen eller tjenesten gis.
Hva hvis vilkårene for skattefritak ikke er oppfylte?
Hvis ikke alle vilkårene for skattefritak er oppfylte så er rabatten skattepliktig for den ansatte. Arbeidsgiver må da beregne rabattens størrelse (som forklart ovenfor), innrapportere beløpet på a-meldingen, trekke skatt og beregne arbeidsgiveravgift. Dette gjelder både rabatt gitt av arbeidsgiveren selv, og rabatt gitt av arbeidsgiverens forretningsforbindelser. Hvis arbeidsgiveren ikke oppfyller sine plikter så kan arbeidsgiver bli ilagt tilleggsavgift og forsinkelsesrenter. Det er derfor viktig å ha interne rutiner som holder oversikt over hvor mye den enkelte ansatte har fått i rabatt, både fra arbeidsgiver og eventuelt andre selskap i konsernet, samt fra tredjeparter som omfattes av reglene for personalrabatt.
Dersom arbeidsgiver har gjort det man med rimelighet kan forvente for å sørge for å få opplysningene av arbeidstaker eller tredjepart, kan likevel ikke arbeidsgiver pålegges reaksjoner eller sanksjoner for brudd på pliktene. Den grunnleggende plikten til å innrapportere og betale arbeidsgiveravgift bortfaller imidlertid ikke.
Øyvind Hjalmar Harila er advokat og rådgiver i Sticos. Han har erfaring med konkurs- og skatterett fra advokatbransjen og fra undervisning på høyskolenivå. Sticos er et rådgivningsselskap med hovedkontor i Trondheim som hjelper norske virksomheter med å etterleve lover og regelverk innen regnskap, lønn og HR.
